Отчетность ресторана в excel

Управленческий учет. Программа Капитал решение для автоматизации управленческого учета


Управленческий учет. Сайт программы Капитал.

«От того, кто не знает о своем деле все, деньги улетают как мухи…» — Лука Паччиоли (1445-1520), изобретатель двойной записи

Cейчас на предприятии общественного питания ответы на эти вопросы можно получить из нескольких источников:

  • кассовая система (например, R-keeper) -учет реализации, частичный учет денежных средств;
  • калькуляция и складской учет (например, StoreHouse) — учет движения товаров, себестоимость, контроль остатков; расчет валовой прибыли;
  • бухгалтерия (например, 1C) — бухгалтерский учет, налоговый учет;
  • финансовый учет (как правило, ведется в Excel) операционные доходы и расходы, взаиморасчеты с контрагентами.

Для эффективного управления рестораном, руководителю необходимо иметь целостное представление о деятельности. А учредителю понимать, окупятся ли его вложения. Для этого нужно собрать, проанализировать и сопоставить информацию из всех этих источников. И представить полученную управленческую информацию в удобном и понятном виде. Но:

  • на это нужно потратить время;
  • не исключен риск ошибок;
  • отсутствует возможность контроля достоверности получаемой информации.

Если речь идет о группе предприятий, то ситуация только усугубляется. Как руководителю и учредителю оперативно получать достоверную информацию о состоянии дел, а сотрудникам ресторана заниматься текущей работой и не тратить время на сбор и обработку больших потоков финансовой информации?
Для этого необходим инструмент, который позволит:

  • отобразить все операции, исключив риск ошибок;
  • собрать (консолидировать) информацию из тех источников, где учет уже автоматизирован (R-keeper, StoreHouse, 1С:Бухгалтерия);
  • получить полную управленческую информацию о деятельности и проконтролировать ее достоверность.

Cистема К апитал: Ресторан была специально разработана для ведения управленческого учета на предприятиях общественного питания и индустрии гостеприимства. Это инструмент для владельцев и руководителей предприятий. Он предназначен для ведения учета всех реальных денежных и товарных потоков компании и формирования полной финансовой отчетности.
Вся информация в системе отображается по методу двойной записи — это позволяет исключить риск ошибок при вводе, и риск «потери», какой либо цифры в учете. Если использовать кассовый метод, при котором просто ведется хронологическая запись денежных расходов и доходов по статьям, то учитывается только «куда делись», а вот это самое «откуда-то взялись» порождает бесконечные дополнительные таблицы. Двойная запись элегантно решает этот вопрос, учитывая сразу, в момент занесения операции, оба ее конца, и откуда, и куда. Таким образом, в записи сразу содержится информация, например, что товар поставлен в долг. Т.е. на одном конце будет Поставка товара, на Другом конце — Долг покупателя. Когда Покупатель оплатит товара, возникнет запись, где на одном конце — Расчетный счет — На дргуом конце Долг покупателя. Деньги, учтенные таким способом, невозможно потерять!
Для сортировки ряда однотипных операций, которые относятся к разным объектам одной сети (юридическим лицам, направлениям деятельности, проектам и т.п.), можно использовать специальные метки — произвольные дополнительные аналитические признаки- Классы. Это позволит быстро отбирать или сортировать информацию по любому такому Классу. Если операция ранее была отображена в другой учетной систем (StoreHouse, 1C и др.), то эту информацию можно просто экспортировать в Капитал:Ресторан и не тратить время на повторное занесение вручную в систему Управленческого учета.

В отличие от ведения учета с помощью сводных таблиц (например, Excel), где одна и та же операция отображается часто сразу в нескольких таблицах, в зависимости от их назначения. Работа с единой базой данных позволяет просто фиксировать операции в едином информационном пространстве, и уже с помощью отчетных форм иметь доступ к этим операциям. У каждой отчетной формы свое назначение и в каждом отчете отображается информация именно по тем операциям, которые относятся именно к этому виду анализа.
Так в Управленческом Балансе отображаются остатки по всем счетам денежных средств, суммовые остатки по всем активам (товары на складах, стоимость оборудования, другого имущества), по всем долгам, как со стороны Предприя поставщикам, так и Покупателей Предприятию, и. т.п.

В отчете о Прибылях и убытках можно проанализировать рентабельность Предприятия. Увидеть все Доходы и Расходы.

В Движении денежных средств есть все входящие и исходящие денежные потоки, с детализацией по статьям поступления и выбытия денежных средств.

Все отчеты системы Капитал2008:Ресторан:

  • доступны в любой момент времени, для их формирования не требуется каких-либо предварительных действий (перерасчета остатков, закрытия счетов и т.п.);
  • имеют гибкую и моментальную связь с первичными документами и бухгалтерскими операциями, что позволяет проследить происхождение любых итоговых сумм;
  • могут быть построены в произвольном аналитическом разрезе (по подразделениям, предприятиям, территориям, видам, деятельности, проектам и т.п.);
  • могут быть построены за произвольный период с отражением временной динамики изменения показателей;
  • предоставляют возможности гибкой фильтрации, сортировки и группировки данных, упрощающие анализ;
  • позволяют экспортировать данные в MS Excel;
  • строить графики по произвольным данным;

  • все отчеты можно сформировать в разрезе План/Факт.
  • Использование автоматизированной системы учета для небольшого предприятия — это просто удобно. Если предприятий более двух, то вести полный контроль невозможно без наличия специализированной системы управленческого учета.

    Капитал:Ресторан — Пора знать все!

    Оглавление:

    Пример как вести управленческий учет в Excel

    Управленческий учет предназначен для представления фактического состояния дел на предприятии и, соответственно, принятия на основе данных управленческих решений. Это система таблиц и отчетов с удобной ежедневной аналитикой о движении денежных средств, прибылях и убытках, расчетах с поставщиками и покупателями, себестоимости продукции и т.п.

    Каждая фирма сама выбирает способ ведения управленческого учета и нужные для аналитики данные. Чаще всего таблицы составляются в программе Excel.

    Примеры управленческого учета в Excel

    Основные финансовые документы предприятия – отчет о движении денежных средств и баланс. Первый показывает уровень продаж, затраты на производство и реализацию товаров за определенный промежуток времени. Второй – активы и пассивы фирмы, собственный капитал. Сопоставляя эти отчеты, руководитель замечает положительные и отрицательные тенденции и принимает управленческие решения.

    Опишем учет работы в кафе. Предприятие реализует продукцию собственного производства и покупные товары. Имеют место внереализационные доходы и расходы.

    Для автоматизации введения данных применяется таблица управленческого учета Excel. Рекомендуется так же составить справочники и журналы с исходными значениями.

    1. Типы контрагентов. Кафе сотрудничает с поставщиками продуктов питания, оборудования для хранения, подработки, подсортировки и упаковки товаров, санитарной одежды и столового белья, посуды. В этот же список можно внести банки, поставщиков коммунальных услуг и др.
    2. Статьи затрат. Перечень зависит от работы конкретного пункта общественного питания.

    Если экономист (бухгалтер, аналитик) планирует расписывать по статьям и доходы, то такой же справочник можно создать для них.

    Удобные и понятные отчеты

    Не нужно все цифры по работе кафе вмещать в один отчет. Пусть это будут отдельные таблицы. Причем каждая занимает одну страницу. Рекомендуется широко использовать такие инструменты, как «Выпадающие списки», «Группировка». Рассмотрим пример таблиц управленческого учета ресторана-кафе в Excel.

    Присмотримся поближе. Результирующие показатели найдены с помощью формул (применены обычные математические операторы). Заполнение таблицы автоматизировано с помощью выпадающих списков.

    При создании списка (Данные – Проверка данных) ссылаемся на созданный для доходов Справочник.

    Для заполнения отчета применили те же приемы.

    Отчет о прибылях и убытках

    Чаще всего в целях управленческого учета используется отчет о прибылях и убытках, а не отдельные отчеты по доходам и расходам. Данное положение не нормируется. Поэтому каждое предприятие выбирает самостоятельно.

    В созданном отчете для подсчета результатов используются формулы, автозаполнение статей с помощью выпадающих списков (ссылки на Справочники) и группировка данных.

    Анализ структуры имущества кафе

    Источник информации для анализа – актив Баланса (1 и 2 разделы).

    Для лучшего восприятия информации составим диаграмму:

    Как показывает таблица и рисунок, основную долю в структуре имущества анализируемого кафе занимают внеоборотные активы.

    По такому же принципу анализируется пассив Баланса. Это источники ресурсов, за счет которых кафе осуществляет свою деятельность.

    Отчетность ресторана в excel

    Я работаю обычным аналитиком и, так получилось, что летом 2014 года, участвуя в одном e-commerce проекте, на коленке за 3 недели сделал управленческий учет в MS Excel. Давно планировал и наконец-то решил выложить на Хабр. Думаю, будет полезно малым предпринимателям, понимающим важность управления финансовыми потоками, но не желающим тратить значительное количество времени и средств на ведение управленческого учета. Не претендую на истину в последней инстанции и буду рад иным решениям, предложенным участниками сообщества.

    Бизнес, к которому я летом имел отношение, был обычным интернет-магазином одежды премиум и выше сегмента с оборотом около 1 млн рублей в месяц. Бизнес работал, не сказать, чтобы очень успешно, но работал и продолжает работать. Собственник понимал необходимость ведения управленческого учета и, с этим пониманием, взял меня в качестве финансового директора (аналитика/менеджера . ), так как предыдущий ушел из бизнеса за 3 месяца до моего прихода. Собственно, дыра такой же продолжительности была и в ведении управленческого учета. Забегая вперед скажу, что дыру не устранил (решили не ворошить прошлое), но создал систему, которая успешно работает при минимальных трудозатратах и по сей день.

    Мой предшественник вёл управленку в Финграде, который оказался весьма мощным инструментом. Например, он позволял автоматически грузить информацию из 1С и выписок разных банк-клиентов, создавая проводки по заранее сформулированным правилам. Вещь, безусловно полезная, однако, при соблюдении системы двойной записи увеличивала время работы в разы. Чтобы избежать увеличения работы этот инструмент позволял генерировать «зависимые проводки». В создании этих дополнительных проводок и была зарыта собака. И тут выяснилось, что за всей мощью Финграда крылась уникальность, обусловившая полное отсутствие экспертизы в свободном доступе. Обычным пользователям (платившим, кстати, 3000 рублей в месяц за доступ к системе) были доступны лишь «Руководство пользователя» на официальном сайте, да 6 видео-уроков там же. Youtube, дававший доступ к ещё паре десятков видеоуроков, также не сильно помогал. Форумов с информацией «how to. » не было в принципе. Поддержка, на конкретные вопросы о правилах создания «зависимых проводок» и просьбах помочь именно в моем случае — морозилась фразами «у нас с вами не заключен договор на поддержку, поэтому на такие специфические вопросы мы не готовы отвечать». Хотя казалось бы — чего специфического в таких просьбах, да ещё и со скриншотами с моей стороны? Понятно, что все можно бить руками, но спрашивается, а зачем тогда вообще платить за инструмент, который сильно увеличивает время, необходимое на ведение управленки и не дает никаких преимуществ для малого бизнеса?

    Смотрите так же:  Брат 3 адвокат

    Убедив собственника в нецелесообразности использования «Финграда» при таких объемах бизнеса и выгрузив всю информацию из системы, я поставил на нем БОЛЬШОЙ и жирный крест. При этом решение уйти именно в MS Excel было не спонтанным. Хорошенько загуглив на тему ведения управленческого учета находил монстров, похожих на «Финград», либо ссылки на веб-приложения для ведения личных финансов, в то время как основными требованиями к системе были:

    — возможность ведения БДДС и БДР на основе изменяемого плана счетов;
    — простота в дальнейшем ведении управленческого учета (в том числе силами «финансово-неграмотных» пользователей);
    — гибкость (возможность на ходу расширять/убирать функционал);
    — отсутствие перегруженности инструмента/интерфейса.

    Для начала проясним термины: будучи не финансистом, под БДДС понимаю «Баланс Движения Денежных Средств», БДР — «Бюджет Доходов и Расходов». БДДС считаем кассовым методом (днем совершения операции — колонка «Дата операции») и используем для операционного day-to-day планирования, а БДР методом начисления (колонка «Период начисления») для стратегического, в рамках года и более.

    Итак, как все устроено и как оно работает (в идеале):

    1. Управленческий учет собирается на основе информации вводимой конечными пользователями при помощи формы в Google Docs. Красным помечены названия полей и кодировки вариантов в конечном файле управленческого учета — своего рода мапинг полей.

    2. В итоге выглядит оно так (зеленым залито то, что перенесено в итоговый файл управленки).

    3. Управленческий учет построен на базе .xls выгрузки из Финграда (отсюда странные для сторонних пользователей названия и, в целом избыточное количество колонок). Убедительная просьба не воспринимать всерьез значения колонок «Приход», «Расход» — многое рандомно изменено.

    Механизм заполнения прост: аккуратно переносим во вкладку «Общая книга» из формы Google Docs и банковских выписок. Красным выделены строки, используемые для формирования БДР, зеленым — БДДС., которые представляют собой сводные таблицы и строятся на основе промежуточных вкладок с говорящими названиями. Единственные колонки, информация в которых не связана с иными источниками: «Исходный ID» (уникальные значения строк) и «Дата создания» (=ТДАТА(), а затем копируем и вставляем как значение)

    4. Статьи ДДС (движения денежных средств) располагаются на отдельной вкладке «ПС_служебный» и вполне могут регулярно пересматриваться в зависимости от конкретных потребностей (не забываем обновлять формулы на листах «Данные_БДДС», «Данные_БДР»).

    5. На картинке образец БДДС, в формате по умолчанию, свернутый до понедельной «актуальности».

    6. Образец БДС (помесячный). Обратите внимание на уже упоминавшийся выше тезис об использовании строк из «Общей книги»: Бюджет и Факт для БДР, План и Факт — для БДДС.

    7. Работа с БДДС подразумевает поддержание строк «План» в максимально актуальном состоянии. Я достаточно педантичен в работе с первичной информацией и комментарии сделанные мной сохраняли всю историю изменений. Как будет у Вас — вопрос к Вам. Мой подход позволил мне отлавливать примерно 1 существенную ошибку в неделю, грозившую расхождениями на десятки-сотни тысяч рублей. Время, кстати, съедалось немного.

    PS: Долго думал над тем, как автоматизировать процесс «перелива» информации из формы Google Docs, пока не пришел к мысли о необходимом ручном контроле вводимой разнородной информации (много людей заполняет формы + наличие минимум одного банк-клиента + 1С). Тем более не знаю VBA… Отдаю на суд хабрасообщества как есть, надеюсь, кому-нибудь поможет или просто будет интересно.

    Шесть обязательных отчетов для руководителя торговой сети

    Руководитель торговой сети в первую очередь должен следить за выполнением целей, поставленных перед ним акционерами. Для получения всей необходимой информации нужны пакеты сбалансированных отчетов. Также следует наладить стабильную работу по сбору и обработке данных, входящих в них. Рассмотрим подробнее, как подготовить основные отчеты для руководителя.

    Для принятия верных управленческих решений отчеты для руководителя должны включать в себя следующую информацию:

    • достаточность денежных средств для достижения целей компании;
    • обеспеченность необходимыми товарными запасами;
    • эффективность деятельности бизнес-единиц (объектов управления);
    • выполнение бюджетов компании;
    • маркетинговая активность и эффективность маркетинга;
    • ключевые проекты (спецпроекты) компании.

    Отчеты о работе департаментов компании, а также отчет по развитию (актуален на стадии становления и роста организации). Этот пакет отчетов представляет собой обзор деятельности компании в виде информации, позволяющей руководителю проанализировать как эффективность ранее принятых решений, так и риски недостижения целей акционеров.

    Поскольку в конечном итоге любой целевой показатель компании можно выразить через деньги, очень важно, чтобы все отчеты находились в ведении финансового департамента компании и финансового директора лично или по крайней мере проверялись бы финансистами до момента подачи отчетов руководителю.

    Отчеты должны быть своевременными, точными, понятными, учитывать цели управления. В общем и целом информация для руководителя торговой сети должна содержать шесть обязательных отчетов.

    Скачайте и возьмите в работу:

    Наталья Евдошенко, генеральный директор ООО «Кволити Финанс», экс-финансовый директор группы компаний FILANCO

    Для руководителя торговой сети основными отчетами являются отчеты в разрезе магазинов, торговых офисов. Важно правильно распределить отчеты на группы по срокам представления, чтобы оптимизировать затраты времени как на их составление, так и на анализ.

    Отчет о движении денежных средств

    Прогноз движения денежных средств с комплектом вспомогательных отчетов предназначен для оценки достаточности средств для выполнения целей компании в краткосрочной перспективе. Он дает информацию о том, где по времени ожидать или не ожидать провалов по cash, соответственно, надо или не надо привлекать дополнительное финансирование.

    В пакет входят: отчет о продажах (ежедневно), отчет о сборе дебиторской задолженности (для дистрибуторских компаний), отчет о поступлении денежных средств, а также отчет о закупках, в том числе расходах.

    Периодичность: не реже двух раз в неделю.

    Форма представления: план/факт/прогноз по выделенным показателям (подробнее см. рисунок 1).

    Марина Лазарева, директор по экономике ГК «Ландгут»

    Если на неделе у компании два платежных дня, то тогда подготовка прогноза движения денежных средств с комплектом вспомогательных отчетов два раза в неделю вполне оправданна.

    Если установленных платежных дней нет и управление денежными средствами осуществляется каждый день, тогда целесообразнее вести такой отчет в формате «факт-план» (за предыдущий день вносится фактическое исполнение бюджета движения денежных средств, а в остальных ячейках остаются плановые показатели) ежедневно или отчет готовить два раза в неделю, а ежедневно вести платежный календарь. Платежный календарь должен содержать не только поступления и выбытия по конкретным контрагентам, но и сумму долга с датами его погашения, и условия погашения этого долга (как со стороны дебиторов, так и со стороны кредиторов), тогда это дает возможность финансовому директору (или казначею) в полной мере видеть картину состояния денежных средств в компании. Что касается формата отчета, лучше добавить остаток средств на начало периода самой первой строкой (в принципе, это не обязательно — делайте так, как вам удобнее). Но знаю по своей практике, может быть, это и незначительные величины, но такой вариант формата отчета повышает точность подачи информации.

    Наталья Евдошенко, генеральный директор ООО «Кволити Финанс», экс-финансовый директор Группы компаний FILANCO

    Отчет о движении денежных средств, а также отчеты о товарных остатках (оба в разрезе магазинов и складов) надо представлять ежедневно. Они должны быть простыми и информативными. Целесообразно делать еженедельные отчеты ДДС в сравнении с аналогичным периодом прошлого года, поскольку в розничной торговле велико влияние сезонности.

    Сергей Кузьмин, экс-финансовый директор ООО «Старик Хоттабыч», финансовый директор ЗАО «Энергосистемы и технологии»

    Для руководителя торговой сети «Старик Хоттабыч», в которой я ранее работал, отчет о движении денежных средств не представлял большого интереса. Обычно cash management в этой компании являлся задачей финансового директора и при отсутствии серьезных проблем с оборотным капиталом и существенных отклонений от бюджета отчет о движении денежных средств достаточно было представлять генеральному директору один раз в месяц.

    Отчеты для оценки эффективности предприятия

    Этот пакет отчетов позволяет руководителю предприятия увидеть в разрезе эффективность деятельности филиалов/магазинов/клиентов как бизнес-единиц и понять, что имеет смысл добавить, например в товарный портфель клиента/магазина или на каком товаре (товарной группе) сфокусировать внимание, чтобы повысить его эффективность.

    В этот пакет входят: отчет о рентабельности контрактов; анализ прибыльности магазинов/филиалов; ABC/XYZ-анализ магазинов/филилов; ABC/XYZ-анализ товарных групп, а также рейтинг контрактов по выручке и валовому доходу. Читайте также, как сделать авс анализ.

    Форму представления можно посмотреть в таблице 1 и таблице 2.

    Примером практической реализации ABC-анализа товарных групп служит отчет о товарных запасах.

    Этот отчет необходим для актуализации товарного портфеля торгового предприятия, вывода из него или минимизации товарных запасов по группам С и D в соответствии с ABCD-анализом товарных запасов, принятия решений о том, какой товар нужен или не нужен, а также исходя из динамики продаж, величины и доли валового дохода, приносимого в компанию.

    Таким образом производится анализ ассортимента продукции предприятия, оценивается эффективность и оборачиваемость товарно-материальных ценностей.

    Периодичность: отчет о товарных запасах представляется ежемесячно.

    Форма представления: рейтинговая таблица товарной номенклатуры, распределенной по категориям A, B, C и D. Подробнее форму представления вы можете изучить на рисунке 2.

    Сергей Кузьмин, экс-финансовый директор ООО «Старик Хоттабыч», финансовый директор ЗАО «Энергосистемы и технологии»

    В ООО «Старик Хоттабыч» одним из самых востребованных отчетов являлся отчет по марже и валовой прибыли в разрезе товарных направлений. Он формировался еженедельно и был ценен тем, что позволял видеть в динамике валовую прибыль и маржу каждого товарного направления предприятия в сравнении с бюджетом и прошлым годом. Считаю, что для торговой компании управление маржой/валовой прибылью через такой отчет — задача первостепенной важности, так как уровень маржинальности оказывает существенное влияние на величину операционного рычага и, как следствие, на рентабельность компании по чистой прибыли.

    Отчет, который я также добавил бы в список обязательных, это отчет о продажах в натуральных показателях (штуки/упаковки/тонны/кубометры и пр.). Данный отчет дает руководителю торгового предприятия ясную картину динамики продаж и позволяет сравнивать разные периоды, исключая влияние ценовой политики. На мой взгляд, анализа продаж только в денежном выражении недостаточно.

    Отчет о выполнении бюджета, прогноз

    Этот отчет призван выявлять отклонения в сравнении с бюджетом/оперативным планом предприятия. С его помощью можно определить отклонения и далее выявить их причины. Затем по тенденциям строится дальнейший прогноз.

    При этом важно детализировать статьи PL (отчет о прибыли и убытках) до значений драйверов (натуральных показателей), тогда вам сразу будут понятны настоящие причины отклонений.

    Например, допустим, что по статье электроэнергия по итогам месяца у одного из магазинов торговой сети возникла экономия в 5000 рублей. Важно правильно понимать причины выявленной экономии: это может быть действительно экономия от использования энергосберегающих устройств, а может быть, магазин просто несколько дней не работал по причине отсутствия в нем электричества.

    Прогноз выполнения бюджета необходим для контроля за достижением показателей бюджета в будущих периодах.

    Смотрите так же:  Пенсия у инвалида по зрению

    Форма представления: по статьям бюджета с аналитикой и комментариями по каждой статье (подробнее см. рисунок 3).

    Наталья Евдошенко, генеральный директор ООО «Кволити Финанс», экс-финансовый директор группы компаний FILANCO

    Для облегчения чтения отчетов финансовому директору лучше всего представлять их группами в соответствии с ABC/XYZ-анализом магазинов. Также рекомендую выделить показатели, отклоняющиеся от запланированных более чем на 20 процентов. По моему опыту, такое отклонение уже критично.

    Сводные PL (отчеты о прибылях и убытках) составляются ежемесячно по всей торговой компании или по группе компаний. Эти отчеты учитывают затраты всех подразделений с детализацией.

    Юлия Мурина, финансовый директор ООО «АБК»

    Для руководителя торговой компании, несомненно, все отчеты необходимы, так как они отражают различные стороны деятельности предприятия и позволяют получить полную картину происходящих в торговых точках процессов.

    Как финансисту, мне, конечно, ближе ДДС и бюджет. В нашей торговой сети происходит ежедневное отслеживание расходования денежных средств по статьям бюджета, а итоговые ежемесячные отчеты попадают на стол генеральному директору.

    Отчеты по маркетинговым активностям (FlowChart)

    Состоит из отчета-карты (календаря) маркетинговых активностей и отчета об эффективности проведенных акций. Этот пакет отчетов дает понимание о том, сколько дополнительной выручки и валового дохода принесла конкретная акция.

    Статус-отчет по спецпроектам

    Необходим для понимания руководителем текущего состояния наиболее важных проектов, а также проектов, в которых подразумевается непосредственное участие самого руководителя. Это могут быть как краткосрочные, так и долгосрочные проекты, разбитые на промежуточные этапы.

    Форма представления: отчет построен в виде списка проектов с разбивкой на этапы и привязкой к периодам реализации этапа. Напротив каждого из отчетов делаются маркер-отметки: зеленый, желтый, красный. Соответственно, на желтые и красные проекты руководитель должен обращать самое пристальное внимание, а зеленые носят информативный характер (подробнее см. рисунок 4).

    Важна определенная сбалансированность отчетов, поскольку управление компанией — это уравнение с большим количеством переменных, но не с бесконечным. При этом каждый руководитель сам для себя определяет уровень сбалансированности пакета управленческих отчетов, форм их представления, периодичности исходя из целей и задач, стоящих перед ним.

    В этой статье перечислен минимальный набор отчетов для руководителя торгового предприятия. А вот еще несколько — они носят уточняющий характер либо представляются по требованию руководителя.

    Отчеты о работе департаментов компании. В целом эти отчеты дают руководителю более подробную информацию о работе каждого из департаментов. В состав могут входить такие отчеты, как:

    • отчет о выполнении KPI;
    • отчет об укомплектованности штата компании для HR;
    • отчет по СВК (системе внутренних контролей) для руководителя СВК;
    • отчет об эффективности закупочной деятельности торговой сети для службы закупок и т. д.

    Отчет по развитию. Этот отчет имеет огромное значение, когда торговая сеть активно развивается, открывает новые торговые точки, реализует программу региональной экспансии. В этом же случае рекомендую вам обратить внимание на отчет об освоении CapEx.

    Другие информационные отчеты. Как видно из названия, эти отчеты носят исключительно информативный характер: это может быть заключение контрольно-ревизионного отдела об учете и отчетности в торговой сети, анализ долей рынка, отчет о годовом аудите и др.

    И, конечно, одним из важнейших остается годовой отчет для акционеров. Подать его можно по-разному. Как именно — это тема для отдельной статьи.

    Юлия Мурина, финансовый директор ООО «АБК»

    В нашей торговой сети существует практика еженедельного анализа динамики показателей, значимых для деятельности бизнеса компании. Наиболее важными для нас являются данные по товарообороту, наполненности штата, производительности труда.

    Наталья Евдошенко, генеральный директор ООО «Кволити Финанс», экс-финансовый директор группы компаний FILANCO

    Конечно, каждая торговая сеть с учетом специфики имеет еще и свои дополнительные отчеты. Например, при наличии на предприятии заемных средств (кредитов обычных, кредитов под инкассацию) составляются отчеты, учитывающие динамику погашения и возникновения задолженности. Если кредитование производится под залог остатков в обороте, то необходимо отслеживать динамику остатков заложенного товара в стоимостном выражении.

    Для принятия решений по прочим проблемам, таким как определение режима работы магазина, наполнение персоналом, для руководителя составляются более узкие отчеты, направленные на решение конкретной проблемы. Например, отчет распределения выручки в зависимости от времени суток и дня недели, отчет об уровне заработных плат персонала и сравнения его с рыночными показателями и т. п.

    Наталья Эйдинова, финансовый директор ЗАО «Центр семейной медицины»

    Ранее я была финансовым директором сети оптовых продаж и могу поделиться опытом работы с отчетностью. Все управленческие отчеты директора сети делились по срокам предоставления.

    1. Ежедневная отчетность — это отчет по реализации и оплате товаров. Поскольку вся товарная номенклатура предварительно была разделена на товарные группы (с разделением на подгруппы), то и отчет формировался в разрезах подгрупп. В блоке отчета по реализации в дальнейшем автоматически считалась валовая прибыль реализованной продукции для контроля маржинального дохода. На основании этого отчета регулировались внедренные рекламные акции, согласно которым на товар предоставлялась прямая или косвенная скидка.

    Отчет представляется до 11.00 аналитиком по электронной почте.

    2. Еженедельная отчетность — это отчет по дебиторской и кредиторской задолженностям. Представляется по вторникам, в 10.00 по электронной почте. По сути, он консолидирует ежедневные отчеты по отгрузкам, но уже в разрезе дебиторов. В отчете имеются дополнительные графы о просроченной задолженности (до пяти рабочих дней). Плюс еженедельно представлялся отчет план-факт по маржинальной прибыли в разрезе товарных групп.

    3. Ежемесячная отчетность:

    • отчет о товарных остатках в разрезе товарных групп и сроков хранения. Сроки хранения определены как нормальные для данного вида бизнеса, сроки хранения с увеличением на 20 процентов и товар с «просроченными сроками» хранения. На основании отчета принимаются решения о закупке и рекламных акциях на следующий период;
    • отчет об эффективности рекламных акций — что вводили, что планировали, что получили и почему;
    • отчет о доходности продаж за месяц;
    • отчет о сборе дебиторской задолженности.

    По ссылке в конце статьи можно скачать формы отчетов (с возможностью самостоятельного заполнения) и подробную карту управления отчетами.

    PAPYRUS RESTAURANT: АВТОМАТИЗАЦИЯ КАФЕ И

    Автоматизация кафе, бара, ресторана на основе системы PAPYRUS позволит:

    — Легко контролировать и анализировать работу предприятия

    — Сделать учет продуктов, готовых блюд и товаров максимально прозрачным

    — Улучшить качество обслуживания посетителей

    FRONT-OFFICE: Продажи

    Эргономичный и функционально богатый интерфейс кассового модуля Papyrus:

    — Подбор товаров по наименованию, штрихкоду, внутреннему коду или просто из списка по группе

    — Схема зала и выбор стола

    — Ввод количества гостей за столом

    — Печать заказа на кухонный принтер

    — Печать предсчета, счета

    — Огромные возможности автоматической обработки дисконтных программ и промо-акций

    BACK-OFFICE: Учет сырья и готовой продукции

    Количественно-суммовой учет сырья и готовых блюд

    BACK-OFFICE: Расчет калькуляции

    Для расчета калькуляций в системе используется понятие «Структура товара» — калькуляционная карточка, где указывается:

    — наименования продуктов, входящих в блюдо

    — нормы вложения продуктов массой брутто

    — нормы вложения продуктов массой нетто

    Различные системы расчета калькуляций (на 100 порций, на 10 кг и т.д.).

    Несколько вариантов состава компонентов одного блюда, сезонные калькуляции

    Многоуровневый метод включения калькуляций

    Реализован поиск вхождения выбранного компонента в калькуляционные карточки.

    BACK-OFFICE: Отчеты и анализ данных

    Система Papyrus не просто включает все необходимые отчеты — она предоставляет отличные возможности для анализа данных и формирования регулярной отчетности. Вот перечисление лишь небольшой части:

    Отчет «Анализ вход-выход» о производстве готовой продукции и затраченном сырье.

    Таблицы, которые показывают, сколько и какого сырья:

    — есть на остатке

    — потребуется для производства

    Товарные отчеты (отчеты о продажах готовой продукции и товаров, расчет себестоимости, остатки сырья и товаров и пр.)

    Сравнительные отчеты, позволяющие сопоставить разные периоды деятельности предприятия, а так же найти рассогласования между различными данными

    Комбинированные отчеты, включающие одновременно несколько наборов данных (например, продажи вместе с остатками).

    Кросстабулированные экранные формы, разворачивающие показатели по периодам и иным критериям.

    ABC-анализ, исследовательские построения по статистике продаж

    Система Papyrus осуществляет анализ данных о продажах на уровне чеков, отдельных кассовых аппаратов, кассовых сессий и дней.

    Все результаты, которые вы видите на экране, могут быть легко распечатаны либо посредством копирования-вставки перенесены в электронные таблицы (Microsoft Excel, Open Office Calc и т.д.).

    Управленческий учет пример

    Основные управленческие отчеты

    Финансовые KPI рассчитывают на основе трех основных управленческих отчетов:

    • Отчет о доходах и расходах (ОДР).
    • Отчет о движении денежных средств (ОДДС).
    • Управленческий баланс (УБ).

    Три основных управленческих отчета полностью отражают финансовое состояние компании в текущем периоде.

    Отчет о доходах и расходах

    В данном отчете рассчитывается чистая прибыль, заработанная компанией в отчетном периоде. Промежуточными итогами, которые может содержать Отчет о доходах и расходах могут быть маржинальная прибыль, EBITDA (прибыль до уплаты налогов, процентов и амортизации), EBIT (прибыль до уплаты налогов и процентов) и т.д. То, какие подитоги будут рассчитываться в данном отчете зависит от того, что выбрано в качестве KPI.

    Особенностью ОДР является то, что в нем отражены доходы, признанные заработанными в текущем периоде, и затраты, которые также признаны в текущем периоде. Доходы считаются заработанными, а затраты понесенными, если в текущем периоде произошел переход права собственности от продавца к покупателю, или, в случае услуг, подписан акт сдачи-приемки услуг.

    Момент признания доходов и расходов может не совпадать по времени с фактической оплатой, т.е. с поступлением денег на счет или списанием денежных средств со счета компании. Результирующим показателем ОДР является чистая прибыль, которая характеризует эффективность деятельности компании в текущем периоде.

    Пример структуры ОДР торговой компании:

    Разберем подробнее, какую информацию содержит ОДР и какие показатели деятельности компании мы можем рассчитать на его основе.

    Выручка от продаж – оборот компании за отчетный период

    Вычитая из суммы выручки от продаж себестоимость продаж и переменные коммерческие расходы (т.е. затраты на производство и продажу реализованной в данном периоде продукции), мы получим показатель маржинальной прибыли. В данном случае этот показатель говорит нам, сколько прибыли остается у компании на покрытие ее постоянных издержек (т.е. издержек, которые она несет в процессе своей деятельности и которые не привязаны к объему продаж).

    После расчета маржинальной прибыли можно рассчитать такой часто используемый в торговых компаниях показатель как рентабельность продаж:

    Рентабельность продаж = Маржинальная прибыль / Выручка от продаж

    В данном примере рентабельность продаж составит 52,48% (524 800 / 1 000 000. Полученный результат позволяет понять, каков процент прибыли в выручке от продажи, другими словами, сколько копеек прибыли приходится на каждый рубль, полученный от покупателей (в данном примере это 52 коп.). К постоянным коммерческим расходам относят расходы на содержание отдела продаж, расходы на рекламу и маркетинг, расходы на содержание и обслуживание складских помещений, а также прочие расходы, связанные с основной деятельностью компании. К административным расходам относят расходы на содержание административно-управленческого аппарата, прочие расходы на функционирование организации, связанные с обслуживанием основной деятельности.

    Управленческий учет в компании N. Несколько практических советов

    Для большей информативности коммерческие и административные расходы разбивают на отдельные статьи затрат (например, затраты на аренду основного офиса, коммунальные расходы, заработная плата административного персонала и т.д.). Для того, чтобы компания работала не в убыток, уровень постоянных расходов должен быть ниже уровня маржинальной прибыли.

    Смотрите так же:  С помощью какого метода установлено наследование дальтонизма у человека

    Пример состава административных расходов:

    Еще одним показателем, который можно рассчитывать в ОДР, является EBITDA (прибыль до уплаты процентов, налогов и амортизации). Этот показатель используют для того, чтобы сравнить эффективность работы менеджмента компаний, имеющих разный уровень капитальных вложений.

    Однако не следует забывать, что капитальные вложения, которые не учитываются при расчете EBITDA и мерилом которых в ОДР является амортизация, часто являются постоянными, т.е. оборудование изнашивается и требует восстановления. Исключение из финансового расчета расходов на амортизацию приводит к искажению результата, поэтому показателем EBITDA следует пользоваться с осторожностью.

    Рентабельность деятельности компании может быть рассчитана как соотношение чистой прибыли и выручки, или EBITDA и выручки. Сравнивая рентабельность различных компаний, нужно внимательно отнестись к тому, какие именно показатели выручки и прибыли участвовали в расчете, это позволит избежать искажений.

    Например, в нашем примере рентабельность, рассчитанная как соотношение чистой прибыли и выручки, равна 23,81%; рентабельность, рассчитанная как соотношение EBITDA и выручки, равна 32,23%; рентабельность, рассчитанная как соотношение маржинальной прибыли и выручки, равна 52,48% (как было показано выше).

    Отчет о движении денежных средств (ОДДС)

    Как следует из названия, в данном отчете отражается движение денежных средств организации за отчетный период. ОДДС можно составлять двумя методами: прямым и косвенным. В ОДДС, рассчитанном косвенным методом, показатель чистой прибыли организации связывается с поступлениями и выплатами денежных средств. В случае расчета прямым методом в ОДДС отражаются полученные и выплаченные в отчетном периоде денежные суммы. Результирующим показателем ОДДС является чистый исходящий денежный поток, т.е. та сумма денежных средств, которая остается в распоряжении компании на конец отчетного периода.

    Пример отчета о движении денежных средств (прямой метод):

    Движение денежных средств организации происходит по трем основным направлениям:

    1. Текущая деятельность (т.е.

    денежные потоки, возникающие в результате основной деятельности, направленной на получение прибыли).

  • Финансовая деятельность (т.е. деятельность, связанная с привлечением и размещением денежных средств компании, а также получением средств от собственников и выплаты им доходов на вложенные средства).
  • Инвестиционная деятельность (сюда относятся поступления / выплаты денежных средств от реализации / закупки основных средств, а также инвестиции компании в новые проекты и в другие компании и поступления денежных средств от инвестиций).
  • Управленческий баланс

    Баланс является отчетом, показывающим «моментальный снимок» структуры активов и пассивов компании на отчетную дату. Из баланса компании видно чем владеет компания (ее активы) и за счет каких заемных и собственных средств ее активы обеспечиваются.

    На основе баланса рассчитывают такие финансовые показатели, как показатели ликвидности и финансового рычага, оборачиваемость активов, оборачиваемости запасов и дебиторской задолженности.

    Для того, чтобы сотрудники, которые заносят в базу управленческого учета первичную информацию, заносили ее единым образом, составляют справочники статей ОДР и ОДДС и описывают методики разнесения доходов и затрат по статьям ОДР и движения денежных средств по статьям ОДДС.

    Прочие управленческие отчеты

    Хотя три основных управленческих отчета предоставляют всю необходимую финансовую информацию, иногда удобнее воспользоваться специальными отчетами, которые предоставляют информацию в определенном разрезе, например, отчет по дебиторской задолженности, отчет об оборачиваемости складских запасов.

    Также это могут быть отчеты, в которых представлена не финансовая информация, например отчет о продажах в натуральном выражении.

    Подробная информация:

    Управленческий учет на российских торговых предприятиях значительно отличается от видения данного аспекта в Европе и США. Что касается отечественных реалий, данное понятие подразумевает сбор и анализ достоверных данных о передвижении финансовых средств, доходов и расходов, а также сопутствующих результатах. Такая подробная и разносторонняя информация позволяет принимать правильные управленческие решения и, что немаловажно, отслеживать их результаты.

    Большинство предпринимателей, владеющих бизнесом среднего масштаба, уже удостоверились в том, что автоматизированная система управленческого учета жизненно необходима торговому предприятию для осуществления действительно эффективной деятельности, а также развития. Сфера торговли диктует свои особенности, отраженные как в самой структуре предприятия, так и в специализированных программах учета. В отличие от обычной бухгалтерской отчетности, управленческая система позволяет точно определить:

    • прибыль, высчитанную из отдельно сформированной полной себестоимости единицы товара. Это позволяет вести учет, сравнивать ожидаемые и реальные результаты торговли, контролировать затраты;
    • маржинальный доход, который определяется на основании сокращенной себестоимости. Маржинальный доход позволяет проанализировать безубыточность предприятия, составить правильную производственную программу, определить сильные и слабые направления деятельности. Это создает благоприятные условия для принятия верных решений руководства.

    Для этого обычно используется управленческий учет 1с как одно из наиболее эффективных и всесторонних решений. Хотя подобные системы сегодня в основном используются крупными организациями, годовой оборот которых составляет больше 1 миллиарда рублей, а прирост балансовой прибыли последних лет составляет не менее 25%. Однако управленческая система способна оптимизировать деятельность и значительно более скромного бизнеса.

    Дополнительные преимущества автоматизации управленческой деятельности

    Огромное значение для удобства руководителя и большинства структурных подразделений предприятия имеет удобное быстрое формирование многих отчетных финансовых документов с помощью такой системы. Данные в них базируются на собранной системой информации и подаются в доступной форме.

    Управленческий учет на предприятии: пример таблицы Excel

    Это значительно облегчает обработку отчетов руководителем.

    Отдельно стоит сказать о пользе, которую может принести автоматизированный платежный календарь. Этот инструмент одновременно служит для отражения текущих финансовых передвижений и их планирования на короткий отрезок времени: месяц, неделя, день.

    Именно с его помощью можно легко контролировать своевременное исполнение платежных обязательств самой компанией, а также ее агентами, обеспечивать нормальный баланс средств, предотвращая серьезные дестабилизирующие разрывы. Пересчет остатков и обработка поступающих заявок осуществляется в режиме реального времени, что особенно удобно для предприятий, одновременно использующих разные типы оплаты.

    Пример как вести управленческий учет в Excel

    Управленческий учет предназначен для представления фактического состояния дел на предприятии и, соответственно, принятия на основе данных управленческих решений. Это система таблиц и отчетов с удобной ежедневной аналитикой о движении денежных средств, прибылях и убытках, расчетах с поставщиками и покупателями, себестоимости продукции и т.п.

    Каждая фирма сама выбирает способ ведения управленческого учета и нужные для аналитики данные.

    Управленческий учет на предприятии с примерами автоматизации

    Чаще всего таблицы составляются в программе Excel.

    Примеры управленческого учета в Excel

    Основные финансовые документы предприятия – отчет о движении денежных средств и баланс. Первый показывает уровень продаж, затраты на производство и реализацию товаров за определенный промежуток времени. Второй – активы и пассивы фирмы, собственный капитал. Сопоставляя эти отчеты, руководитель замечает положительные и отрицательные тенденции и принимает управленческие решения.

    Опишем учет работы в кафе. Предприятие реализует продукцию собственного производства и покупные товары. Имеют место внереализационные доходы и расходы.

    Для автоматизации введения данных применяется таблица управленческого учета Excel. Рекомендуется так же составить справочники и журналы с исходными значениями.

      Типы контрагентов. Кафе сотрудничает с поставщиками продуктов питания, оборудования для хранения, подработки, подсортировки и упаковки товаров, санитарной одежды и столового белья, посуды. В этот же список можно внести банки, поставщиков коммунальных услуг и др.

  • Статьи затрат. Перечень зависит от работы конкретного пункта общественного питания.
  • Если экономист (бухгалтер, аналитик) планирует расписывать по статьям и доходы, то такой же справочник можно создать для них.

    Удобные и понятные отчеты

    Не нужно все цифры по работе кафе вмещать в один отчет. Пусть это будут отдельные таблицы. Причем каждая занимает одну страницу. Рекомендуется широко использовать такие инструменты, как «Выпадающие списки», «Группировка». Рассмотрим пример таблиц управленческого учета ресторана-кафе в Excel.

    Присмотримся поближе. Результирующие показатели найдены с помощью формул (применены обычные математические операторы). Заполнение таблицы автоматизировано с помощью выпадающих списков.

    При создании списка (Данные – Проверка данных) ссылаемся на созданный для доходов Справочник.

    Для заполнения отчета применили те же приемы.

    Отчет о прибылях и убытках

    Чаще всего в целях управленческого учета используется отчет о прибылях и убытках, а не отдельные отчеты по доходам и расходам. Данное положение не нормируется. Поэтому каждое предприятие выбирает самостоятельно.

    В созданном отчете для подсчета результатов используются формулы, автозаполнение статей с помощью выпадающих списков (ссылки на Справочники) и группировка данных.

    Анализ структуры имущества кафе

    Источник информации для анализа – актив Баланса (1 и 2 разделы).

    Для лучшего восприятия информации составим диаграмму:

    Как показывает таблица и рисунок, основную долю в структуре имущества анализируемого кафе занимают внеоборотные активы.

    Скачать пример управленческого учета в Excel

    По такому же принципу анализируется пассив Баланса. Это источники ресурсов, за счет которых кафе осуществляет свою деятельность.

    Форма управленческого баланса для получения кредита a банке для субъектов малого бизнеса.

    При формировании управленческого баланса важно руководстоваться следующими правилами:

    На предприятии должен вестись ежедневный учет поступлений денежных стредств.

    Управленческий учет на предприятии с использованием таблиц Excel

    Таким образом, необходимо сопоставить данные учета с наличностью в кассе и остатками на счетах по банковским выпискам. Необходимо уточнить, как часто Субъект малого бизнеса осуществляет закупки товаров и оплату счетов, если не ежедневно, следовательно, имеется выручка за прошлые торговые дни, которая либо была сдана в банк и лежит на банковском счете, либо, если не сдавалась в банк, учитывается по кассе и хранится в сейфе.

    Для определения достоверности полученной информации необходимо дополнительно сопоставить «выручку по отгрузке» и «выручку по оплате» с имеющимся объемом дебиторской задолженности.

    Для определния достоверности полученной информации необходимо произвести пересчет нескольких позиций товара. Дополнительно можно косвенно сопоставить объем складских помещений и объем товарной массы.

    Полученную информацию необходимо сверить с первичными документами. К примеру, если часть основных средств оформлена на близких родственников, и есть договора поставок (купли-продажи) и документы, подтверждающие оплату, при этом первичные источники информации не вызывают сомнения в принадлежности основных средств Субъекту малого бизнеса, их можно поставить в баланс, если возникают какие-либо сомнения, то на баланс их ставить не нужно.