Требования к работе в офисе

Оглавление:

Специфика работы офис-менеджера

Что это за профессия? Чем офис-менеджер отличается от секретаря? Как стать офис-менеджером? Какие карьерные перспективы есть у этих сотрудников?

В России офис-менеджеры появились на рынке труда не так давно, всего лет пятнадцать назад.

Главная задача офис-менеджера – организация и обеспечение успешной работы офиса – той части компании, где размещается административно-управленческий персонал. В некоторых компаниях там же ведётся и работа с клиентами.

Чем отличается офис-менеджер от секретаря?

Чаще всего профессию офис-менеджера путают со смежными профессиями секретаря и администратора офиса. Но это ошибка: и секретарь, и администратор лишены властных полномочий. Секретарь чаще всего выполняет «технические» задания: обрабатывает корреспонденцию, отвечает на телефонные звонки и т.п. А офис-менеджер совмещает управленческие и и исполнительские функции: организует работу людей в офисе, обеспечивает взаимодействие между разными подразделениями. В тех компаниях, где нет отдела по работе с персоналом, офис-менеджеру «достаются» ещё и эти функции.

В нашей стране уже существовал аналог офис-менеджера. Только в СССР эта должность называлась «секретарь с некоторыми полномочиями руководителя». Чем «выше» был статус руководителя, тем «выше» были полномочия его секретаря.

Чем занимается офис-менеджер?

Прежде всего, он – организатор. Его главной и основной задачей является организация работы офиса. Сюда относится и материально-техническое обеспечение: в небольших компаниях приходится фактически выполнять обязанности «завхоза». Тогда в его ведении находится всё: от канцтоваров до компьютерной техники и телефонии. Стоит сказать, что в более крупных организациях завхоз часто подчиняется именно офис-менеджеру.

Другая функция офис-менеджера – руководство вспомогательным персоналом. Сюда относятся: курьеры, уборщицы, повар (если в офисе есть налажено питание). Офис-менеджеру иногда подчиняются секретари-ресепшионисты. Если в подчинении у офис-менеджера есть какие-то работники, то в его задачи входит организациия и контроль их работы.

Встречи важных гостей, посещающих офис, – также часто функция офис-менеджера. Эта работа может включать в себя всё: от встречи гостей в аэропорту и заселения их в гостиницу, до решения их текущих проблем. Если речь идёт об иностранных партнёрах организации, то потребуется знание иностранного языка.

Если в офисе нет своей столовой, то именно офис-менеджеру приходится стать неким «добрым духом» офиса. Именно ему (точнее, ей) придётся организовать появление в офисе кофе-машины и горячих булочек. Сюда же относится организация доставки горячих обедов из симпатичного ресторана или из кафе поблизости.

Все неожиданные организационные вопросы, информирование сотрудников, сообщение им важных новостей компании, дни рождения сотрудников, какие-то общие праздники, мероприятия – всё это тоже относится к работе офис-менеджера. Особенно в том случае, когда в компании нет отдела персонала.

Можно сказать, что в каком-то смысле вся жизнь офиса, её плавное течение и продуктивность труда других членов коллектива во многом зависит от офис-менеджера.

Чтобы подытожить, можно все функции офис-менеджера разделить на пять групп:

1. Управленческие. Сюда относятся: — построение организационной структуры офиса;

— планирование работы офиса;

— руководство персоналом офиса (распределение обязанностей, делегирование полномочий, организация обучения персонала и т.д.)

— разработка и внедрение в офисе корпоративной культуры;

— разработка политики общения с клиентами.

2. Административные. Организация делопроизводства в офисе, построение взаимоотношений между структурными подразделениями, «зонирование» офиса и т.д.

3. Хозяйственные. Организация закупки офисной техники, комплектующих и расходных материалов, а также руководство установкой оборудования, постановка его на техническое обслуживание, обеспечение взаимодействия с обслуживающей сервисной организацией.

4. Контрольные. Проведение инвентаризаций и ревизий материальных ценностей, организация внутренней отчетности, проведение иных мероприятий по контролю.

5. Отчетные. Подготовка отчетов для руководства.

Следует сказать, что всё вышеперечисленное относится, прежде всего, к «идеальному» офис-менеджеру. Но в реальности обязанности могут сильно отличаться в зависимости от традиций компании.

Некоторые функции могут оказаться «урезанными», зато могут появиться другие, обычно несвойственные офис-менеджеру. Например: ведение кадрового делопроизводства, самостоятельный поиск необходимых специалистов, проведение предварительных собеседований, ведение первичной бухгалтерии и т.д.

Личные характеристики. В случае с офис-менеджером они имеют большое значение. Претендент на должность офис-менеджера должен обладать высокой степенью самоорганизации и уметь организовать работу других. Ему потребуются хорошие коммуникативные навыки (как в сфере устной, так и письменной коммуникации). Важна высокая стрессоустойчивость, умение «разруливать» конфликты, способность эффективно действовать в «проблемных» ситуациях.

Возраст обычно требуется от 25 лет и старше. В подавляющем большинстве случаев офис-менеджер – это женщина. Мужчину на этой должности удаётся встретить крайне редко. И это понятно: офис-менеджера часто можно в полной мере назвать «хозяйкой офиса».

Стаж и опыт. Требования к стажу и опыту сильно различаются от компании к компании. У каждого работодателя – свои представления о «правильном» опыте. Крупные компании чаще всего хотят видеть в этой должности уже состоявшегося офис-менеджера (со стажем работы на этой позиции от 1 до 3 лет). Но есть хорошие шансы на трудоустройство у опытного и перспективного секретаря.

В небольшую компанию могут взять и без опыта, но нужно убедить работодателя, что вы достойны доверия и справитесь со всеми обязанностями.

Образование. Отдельные требования к образованию офис-менеджера компании выдвигаются не очень часто, потому что для этого сотрудника гораздо важнее практические навыки. Поэтому чаще всего в объявлении о вакансии офис-менеджера работодатели ограничиваются «желательным» высшим образованием, иногда как предпочтительное указывают экономическое или психологическое образование.

Дополнительные требования. Без компьютера офис-менеджеру не обойтись, а потому он должен быть уверенным пользователем ПК. Предприятия, работающие с иностранными партнёрами и клиентами, желают, чтобы офис-менеджер владел иностранными языками.

Возможен ли для офис-менеджера карьерный рост? Возможен. Но, чаще всего, не прямолинейный. Это значит, что для карьерного роста нужно сменить сферу, пройти какое-то обучение. Всё проще, если компания внимательно относится к своим сотрудникам, руководитель видит потенциал офис-менеджера и понимает, что сотрудник уже «перерос» свою позицию. В этом случае вполне можно рассчитывать на предложение другой позиции в этой же компании, а также на обучение за счёт организации.

Если же такой возможности нет – придётся «перепрофилироваться» самостоятельно. Многие офис-менеджеры впоследствии находят себя в работе с персоналом или на административных позициях. Некоторые становятся успешными руководителями салонов-магазинов в розничной торговле. Если привлекают какие-то другие отрасли – лучше заранее пройти обучение, хотя бы краткосрочное.

Верно одно: кем бы ни стал в будущем этот сотрудник, ему обязательно пригодится опыт работы офис-менеджером: потому что умение организовывать работу других людей, навыки деловой коммуникации и высокая самоорганизация будут полезны в любой сфере.

Профессия офис-менеджер

Профессия офис-менеджера появилась сравнительно недавно. Раньше людей такой профессии называли «администратор», но с изменением бизнеса специальность офис-менеджера приобрела новые черты.

Часто офис-менеджеров путают с секретарем, менеджером по персоналу и администратором. Отчасти офис-менеджер выполняет и те и другие функции, но лишь отчасти. Самой же работе офис-менеджера присущи несколько другие качества.

Офис-менеджер — специалист, занимающийся управлением всех офисных служб, координацией их работы, снабжением офиса необходимыми расходными материалами. Подчиняется непосредственно генеральному директору или заместителю директора по персоналу, иногда — руководителю отдела по персоналу.

Профессиональные обязанности офис-менеджера:

  • курирование работы всего офиса;
  • координация работы всех офисных служб (секретарей, курьеров, администраторов, водителей, технических работников и т.д.);
  • ведение деловой корреспонденции;
  • распределение звонков;
  • встреча посетителей;
  • административно-хозяйственная поддержка всех сотрудников офиса;
  • работа с первичной бухгалтерской документацией в программе 1С;
  • подготовка накладных, счет-фактур;
  • списание материалов;
  • ведение делопроизводства, подготовка различных отчетов;
  • ведение офисных расходов, документооборота оплат;
  • организация праздников и других корпоративных мероприятий;
  • обеспечение чистоты и порядка в офисе;
  • анализ деятельности поставщиков — это требование действует не во всех компаниях;
  • ведение отчетности по отпускам, отгулам и сверхурочным часам — требование не для всех компаний;
  • оформление виз, приглашений, регистраций для иностранных сотрудников — это требование чаще предъявляются в крупных российских компаниях, особенно — строительных и страховых;
  • ведение деловой корреспонденции на иностранном языке — это требование иностранных или крупных российских компаний;
  • обязанности переводчика — такое требование предъявляется лишь в западных компаниях.
Смотрите так же:  Осаго новости закон

Это основные обязанности офис-менеджеров, но как говорят представители кадровых агентств, в разных компаниях, кроме вышеперечисленных функций, к офис-менеджерам предъявляются самые различные требования. В западных компаниях, чаще всего, офис-менеджер сочетает в себе функции: хозяйка офиса + секретарь + личный помощник и по сути приравнивается к должности — административный директор компании.

Необходимое образование:

  • чаще требуется высшее, но в небольших компаниях это может быть средне-специальное;
  • в связи с тем, что мало где готовят именно офис-менеджеров, большинство компаний отдает предпочтение специалистам с гуманитарным образованием — филологическим, журналистским, в области PR, иногда — экономическим;
  • приветствуется, дополнительно к высшему образованию, — окончание специализированных курсов;
  • приветствуется окончание дополнительных курсов по знанию ПК (Word, Exсel), знание 1С;
  • знание иностранного языка — в западных компаниях это обязательное требование.

Требования к офис-менеджеру:

  • организаторские способности;
  • самостоятельность в принятии решений;
  • умение распределять обязанности между персоналом;
  • коммуникабельность;
  • гибкость;
  • терпеливость;
  • тактичность;
  • пунктуальность;
  • добросовестность;
  • деловой этикет.

Подводные камни профессии офис-менеджера

На рынке труда Украины работники проф. сферы «Административный персонал» востребованы всегда и везде. Работодатели активно ищут офис-менеджеров, секретарей, администраторов. Иногда нелегко сориентироваться в обилии предложений и правильно определить, какие навыки следует указать в своем резюме. Чтобы ответить на наиболее острые вопросы соискателей, проанализируем требования к претендентам на должность офис-менеджера.

Кто такой офис-менеджер?

Эта профессия относится к сравнительно молодым. Она «выросла» из должности администратора, приобретая новые черты и специфические особенности. Хотя во многом обязанности офис-менеджера пересекаются с указанными в должностных инструкциях секретаря, администратора, и даже менеджера по персоналу, но все же существует множество отличий между этими профессиями.

Суть работы офис-менеджера раскрывается в самом названии. Слово «менеджер» в переводе с английского означает управляющий. Фактически, офис-менеджер является управляющим офиса, занимает руководящую должность, и в его первоочередные обязанности входит координирование работы всех служб обеспечения рабочего процесса. В отличие от офис-менеджера, секретарь и администратор не относятся к сотрудникам, наделенным властными полномочиями. Зачастую эти специалисты являются подчиненными офис-менеджера. Должность менеджера по персоналу тоже относится к категории управленцев. Но он занимается подбором персонала, а не хозяйственной деятельностью.

Управляющий офисом чаще всего находится в непосредственном подчинении у генерального директора или замдиректора по персоналу.

Что делает офис-менеджер?

Чем лучше работает этот сотрудник, тем меньше проблем с функционированием офиса. Поэтому если офис-менеджер со всем справляется на ура, то его присутствие практически незаметно. А вот если случаются проколы… Даже самый терпеливый сотрудник офиса не устоит, чтобы не посетовать на нерадивую «хозяйку».

Конкретные рабочие обязанности офис-менеджера зависят от величины компании. Модель управления, направление деятельности предприятия, способ ведения документооборота — все это накладывает отпечаток на должностную инструкцию.

Рассматривая вакансии, обратите внимание: на небольших предприятиях деятельность офис-менеджера имеет свою специфику. Управленческие полномочия часто более ограниченны. Возможно, одновременно сотруднику придется выполнять функции других специалистов. Например, вести делопроизводство, первичную бухгалтерию, заниматься поиском сотрудников и т.п.

В сфере управления офис-менеджер должен проявлять чудеса в умении налаживать процессы. Успешному соискателю должны быть по плечу задачи:

  • упорядочение работы офиса в целом;
  • работа с персоналом офиса (администраторами, секретарями, уборщицами, водителями, курьерами);
  • организация совещаний и брифингов;
  • планирование мероприятий по обеспечению безопасной работы офиса.

В сфере администрирования заботы связаны с такими направлениями, как:

  • организация структуры офиса;
  • организация делопроизводства;
  • распределение документации по отделам;
  • организация приёма и рассылки деловой корреспонденции.

В сфере хозяйственного обеспечения придется заниматься рядом орг. вопросов, например, взять на себя:

  • организацию закупки материалов и техники;
  • обеспечение всем необходимым работников офиса;
  • работу по установке оборудования и обеспечение его технического обслуживания;
  • хранение ценностей.

В сфере контролирования управляющий офисом осуществляет:

  • ревизию, инвентаризацию материальных ценностей;
  • аттестацию сотрудников;
  • контроль состояния офисного оборудования и средств коммуникации.

В сфере отчётности главной обязанностью будет подготовка отчётов для вышестоящего руководства.

Кто может претендовать на должность?

Анализ вакансий показывает, что требования к претендентам выдвигают достаточно высокие.

Управляющий офисом должен ориентироваться в основах менеджмента и делопроизводства, знать правила пользования офисной техникой и нормы безопасности, разбираться в принципах снабжения и методах планирования. Конечно же, без труда подобный багаж получить не удастся — кандидаты с опытом работы будут иметь преимущество.

Одно из основных требований к офис-менеджеру — наличие высшего или незаконченного высшего образования. Но конкретные требования к специализации работодатели указывают редко. Чтобы повысить шансы на получение места в крупной компании, советуем пройти специализированные курсы, которые дают нужные знания и практические навыки.

Очень важны личные качества: ответственность, высокая степень самодисциплины, исполнительность, усидчивость, эрудиция, терпеливость, стрессоустойчивость. Часто работодатели упоминают о требованиях к внешности претендентов — просят присылать резюме с фото.

И ещё один важный момент: без отличного знания языка, высокого уровня устной и письменной грамотности претендовать на хорошее место вряд ли получится. Ведение деловой переписки, делопроизводство, общение с посетителями обязывают офис-менеджера владеть этими качествами. Для тех, кто знает английский, тоже найдутся вакансии. При этом заработок может быть значительно выше, чем в среднем по отрасли.

И о заработке. Уровень оплаты труда офис-менеджера зависит от величины компании, профессиональной сферы, региона. Диапазон окладов управляющих офисами достаточно широкий. Средняя зарплата по Украине составляет около 5 тыс. грн., в Киеве — свыше 6 тыс. грн. Советуем при размещении резюме проверить зарплатные тенденции, чтобы правильно оценить свои компетенции и не продешевить.

Функции и обязанности офис-менеджера, как организовать работу сотрудника с максимальной пользой для фирмы + советы, рекомендации, связные документы и методология

Обязанности офис-менеджера, его должностная инструкция, функции и требования формируются кадровой службой. На практике они могут стать реальным инструментом, позволяющим создавать оптимальные условия и требования к работе сотрудника и получать максимальные выгоды от его деятельности на фирме.

Так, например, обязанности офис-менеджера тесным образом связаны с внешними коммуникациями компании. В функции этого человека входит контроль работы офиса, организация обслуживающего персонала, в отдельных случаях – реклама, презентационные мероприятия и другие события, влияющие на имидж компании.

Если, в отдельных случаях, должностная инструкция – это компиляция требований учетной политики и разработанных бизнес-процессов компании, то источником обязанностей офис-менеджера является именно видение руководства организации работы офиса, интегрированное в ежедневную коммерческую деятельность. Эти требования персональны для каждой фирмы, они могут быть сформированы в результате компиляции уже разработанной корпоративной политики или создаваться совместно с этим документом.

Работу офис-менеджера можно сравнить с функциями местоблюстителя. В задачи этого человека входит создание благоприятного впечатления о фирме и управление обслуживающим персоналом офиса. Безусловно, это один из сотрудников, который имеет доступ к руководителю и является его прямым «рупором» при ежедневном общении с персоналом. Это должно быть тем или иным образом отражено в должностной инструкции.​

Должность офис-менеджера: как правильно составить должностную инструкцию

Основной дилеммой кадрового менеджера является выбор критериев для составления должностной инструкции. Часто на практике – это формальный и типовой документ, который подписывают все сотрудники. Он составляется по универсальной форме и на высоком уровне описывает основные должностные функции человека, который должен управлять офисом. Недостаток такого подхода в том, что эти обязанности не отражают бизнес-процессы фирмы и их особенности. Это, в свою очередь, может привести к нарушению коммуникаций между сотрудниками и созданию напряженного рабочего фона.

При этом среди профессиональных кадровиков существует мнение, что должностные инструкции являются и могут быть реальным инструментом управления взаимоотношениями с персоналом. Говоря о персонализации данного документа, конечно, не стоит дотошно вносить все функции, при этом нужно показать связь между корпоративной и учетной политикой компании, а также с описанными бизнес-процессами.

Смотрите так же:  Страховка жизни при осаго стоимость

По характеру должности, офис-менеджер должен обеспечивать работу офиса и при необходимости руководить всем аппаратом обслуживающей службы для этих целей. Безусловно, это одна из важнейших руководящих должностей особенно в крупных компаниях, от которой зависят все офисные коммуникации и эффективная организация труда. В силу этого должностная инструкция должна носить персонализованный характер.

Должностная инструкция офис-менеджера: источники требований для персонализованного документа

При составлении персональной должностной инструкции для любой должности учитывайте, что:

  • документ должен сохранить общепринятую типовую форму;
  • инструкция должна быть компактной и отражать общие функциональные обязанности сотрудника, но с достаточной детализацией, чтобы можно было определить точный характер функций;
  • должностные функции также связываются с другими внутренними документами компании, где могут быть конкретизированы более подробно.

Учетная политика разрабатывается отдельно, менеджерским и бухгалтерским персоналом, согласовывается с учредителями. Участие кадрового менеджера в разработке этого документа официального внутреннего учета опосредовано. При этом при разработке корпоративной политики кадровый отдел является основным исполнителем, источником требований, так как обязан урегулировать все коммуникации между сотрудниками, а также описать функции для достижения эффективных условий работы.

Функции офис-менеджера связаны напрямую с корпоративной этикой и политикой, потребностями в организации работы руководителей, рабочими связями между персоналом. По этой причине описание должностных обязанностей офис-менеджера является прерогативой кадрового менеджера, который должен учесть весь объем коммуникаций, который потребуется отслеживать сотруднику.

Документы-источники

Источником требований и функций для должности офис менеджера может быть ряд внутренних документов, на которые можно сослаться в инструкции, чтобы обеспечить компактное изложение:

  • Учетная политика компании – это бухгалтерский документ, заверяемый в форме приказа руководителя. Он фиксирует особенности хозяйственного учета, в который, как известно, входит хозяйственный и оперативный учет. Хозяйственный учет, в свою очередь, делится на бухгалтерский и управленческий учет.

Учетная политика является внутренним документом, синхронизирующим процессы учета и опирающаяся на корпоративные правила и общие требования к учету. Она конкретизирует и формализует все формы учета, но отличается по характеру от внутрикорпоративного документа корпоративной политики.

  • Корпоративная политика – это документ, определяющий правила деловых взаимоотношений на фирме, они могут носить этический или функциональный характер. Подпись директора формальна, в основном такие документы утверждаются на заседании учредителей, но это не является обязательным требованием, как с Учетной политикой. Корпоративные документы могут быть просто внедрены и не заверяться.
  • Правила техник безопасности – документ, редко применяемый к должности офис-менеджера, регламентирует поведение сотрудника по отношению к технической безопасности.
  • Трудовой кодекс РФ (КЗоТ) – свод актов и правил, которым не должны противоречить любые внутренние документы.
  • Гражданский кодекс – еще один свод правил, соблюдение которых должно отслеживаться во всех внутренних документах компании.

Юридическая подоплека

Обратите внимание, что компания не может описать требования к сотруднику, нарушающие нормы Трудового и Гражданского кодекса, который определяет законное поведение частных лиц. Кроме того, несоответствие должностной инструкции законным нормам может повлечь обоснованные претензии сотрудника и судебную компенсацию морального ущерба, а также крупное выходное пособие в случае увольнения.

Стоит отметить, что должность офис-менеджера предполагает знание многих внутренних нюансов, без которых не существует ни одна компания. По этой причине нужно придавать особое значение не только организации офисных процессов, которые помогут избежать возможных законодательных нарушений в работе, но и организуют эффективную работу всех участников.

Это справедливо не только для офис-менеджера, но и всего офисного персонала, которым он управляет. Работники офиса могут быть свидетелями разных ситуаций, поэтому в организациях, чтобы исключить как негативные проявления, так и участие в них незаинтересованных лиц, следует тщательно прорабатывать должностные инструкции.

Обсуждаем функциональные обязанности

Офис-менеджер или секретарь

Во многих случаях, особенно это характерно для небольших предприятий, офис-менеджер фактически выполняет функции секретаря. У него довольно узкие обязанности, связанные с приемом и переадрессацией звонков дирекции или офиса, с встречей посетителей, а также выполнения индивидуальных поручений руководства. В этом случае должность так и называется – секретарь-офис-менеджер. Речь идет фактически о секретарских обязанностях, которые могут быть перенесены на всю фирму. Для солидности работника называют офис-менеджером.

В визитных карточках сотрудника может быть указана должность офис-менеджера, но в должностной инструкции лучше указать «секретарь – офис-менеджер». Это поможет внести конкретику в функциональные обязанности и избежать двойной трактовки прав и обязанностей.

Помощник руководителя

Очень часто, причем даже в крупных компаниях, под должностью офис-менеджера подразумевается помощник руководителя. Несмотря на то, что функциональность этих вакансий в чем-то похожа, но должность помощника дирекции подразумевает совершенно другой принцип организации работы.

Приведем некоторые типовые обязанности, которые также могут быть отражены в должностной инструкции, но этим не ограничиваются:

  • поддержка коммуникаций руководителя предприятия;
  • подготовка документов и отчетов для руководства;
  • мониторинг встреч и звонков;
  • выполнение личных поручений.

Фактически эта должность может совмещать секретаря и офис-менеджера в компаниях, где не ярко выражены коммуникации, не так часто звонят телефоны, нет особой загрузки работой офис-менеджера. Ключевое отличие должности в том, что она ориентирована на работу руководителя и не имеет прямой связи с управлением офисом. При этом такая форма приемлема для нотариальной и адвокатской конторы, небольших бэк-офисов дирекции, вынесенных из площади основного офисного помещения.

Секретарь-маркетолог

При найме на работу лучше ориентироваться на человека, который окончил специализированные курсы или имеет опыт работы на подобной должности в довольно крупной компании. ВУЗы для такой работы в основном не готовят. При этом можно совместить работу маркетолога и секретаря. Так как данная функция в небольших компаниях часто не требует ежедневной загрузки, поэтому фирмы стремятся нанять внештатного маркетолога.

Обратите внимание, что не стоит сочетать работу интернет-маркетолога и секретаря. Это совершенно разные должности, причем обе подразумевают полную или избирательную загрузку в течение дня, что будет мешать выполнению «сдвоенных» должностных обязанностей».

Совмещение должности маркетолога и секретаря во многих случаях более органично, чем с работой офис-менеджера. Такое предложение могут принять выпускники ВУЗов без опыта работы. Таким образом, компания сможет себе позволить специалиста с высшим образованием, при этом сотрудник получит ценный опыт в разных сферах коммерческой деятельности и будет выполнять задачи более профессионально, имея за плечами учебу в ВУЗе.

Офис-менеджер и бухгалтер

Сочетание должности офис-менеджера и бухгалтера оправдано в небольших компаниях с небольшой нагрузкой телефонных разговоров. В этом случае сочетание бухгалтерских и секретарских обязанностей более чем оправдано. В функции такого сотрудника будет входить:

  • управление офисом;
  • коммуникации посетителей и звонков с руководством;
  • операционный и хозяйственный учет;
  • контроль персонала.

В данном случае, несмотря на то, что такой вариант применим только в небольших компаниях, не активно работающих с клиентами, офис-менеджер, выполняя функции секретаря и бухгалтера, является и полноценным топ-менеджером, в функции которого входит поддержка порядка в офисе и учет. В данном случае в должностной инструкции также нужно указать бухгалтер-офис-менеджер. Эта должность должна быть отражена и в штатном расписании компании.

Корпоративные системы управления и работа офис-менеджера

В работе офис-менеджера, который совмещает свои обязанностями с должностью секретаря, нередко возникает необходимость работы с корпоративной системой управления. Речь идет об определенном программном продукте, который часто внедряется в компаниях независимо от типа и характера бизнеса. Системы управления взаимоотношения с клиентами (CRM) позволяют учитывать все звонки и контакты, поступающие на фирму, в том числе, звонки руководству.

Должность офис-менеджера часто подразумевает не просто знание работы компьютера в качестве пользователя, но и более высокий профессиональный уровень. В отдельных случаях в должностной инструкции стоит оговорить не только знания в этой области, например, платформы SAP, но и функциональность, связанную с электронными системами учета.

На этом этапе будем считать, что разобрались во взаимодействии офис-менеджера с работой бухгалтера, маркетолога и секретаря. Связь между этими должностями обеспечивается через операционный учет и управление деловыми коммуникациями, которые часто представлены определенными продуктами. Владению навыками работы с такими офисными средствами можно научиться на специальных курсах. Лучше степень владения CRM, ERP, такими бухгалтерскими продуктами как 1C зафиксировать в должностной инструкции в навыках сотрудника.

Смотрите так же:  Кассация по самарской области

Порядок приема на работу

Составление должностной инструкции выполняется независимо от поступления сотрудника на службу. Фактически сотрудник подписывает готовый документ, который не может быть изменен в соответствии с его пожеланиями. Исключение составляют люди, нанимающиеся в результате проведения конкурса. На всякий случай напомним, что такие сотрудники не могут наниматься с испытательным сроком.

В других случаях не рекомендуем нанимать человека без оформления на работу во время испытательного месяца. Фактически, если сотрудник приступил к работе, он является нанятым постоянно, в этом случае без подписанного контракта вам будет сложно решить конфликтные вопросы.

Рекомендуем проводить оформление в следующей последовательности:

  • первичное собеседование;
  • вторичное собеседование с руководством;
  • встреча по согласованию документов: покажите сотруднику его контракт, должностную инструкцию и передайте для изучения все необходимые и внутренние документы, а также внутренний распорядок дня;
  • если будущий сотрудник согласен подписать и согласиться с требованиями, переходите к подписанию;
  • на подпись предлагается: контракт или трудовой договор, ознакомление с техникой безопасности, должностная инструкция, внутрикорпоративная политика, этический кодекс, правила внутреннего распорядка, а также документ об ознакомлении со списком корпоративных правил с перечислением документов.

Еще раз обращаем внимание, что все ваши внутренние формальные и неформальные документы должны соответствовать КК и ГК РФ. Это касается системы штрафов, внутреннего распорядка, ненормированного рабочего дня и сверхурочных.

Позаботьтесь о том, чтобы у сотрудника на руках были все необходимые оригиналы и копии документов. Это внесет ясность во взаимоотношения работодателя, работника и, соответственно, начальника кадровой службы. Представьте нового человека в вашей команде его коллегам. Это создаст благоприятный фон и правильное отношение со стороны всех участников.

Несколько советов: как составлять документ

Приведем несколько советов, которые помогут составить хороший документ, описывающий функции офис-менеджера:

  • Возьмите за основу стандартную форму должностной инструкции, причем подберите шаблон максимально подходящий под ваши требования. Обратите внимание, что не все шаблоны учитывают все аспекты работы.
  • Соберите требования к сотрудникам у руководства.
  • Выслушайте пожелания работников, которые будут находиться в подчинении.
  • Ознакомьтесь с внутрифирменной методологией CRM.
  • Выделите моменты во внутрикорпоративных документах, касающиеся должности офис-менеджера.
  • Кратко опишите, используя формалистическую методологию, требования к квалификации, функции, права и обязанности.
  • Обязательно делайте ссылки на другие внутренние документы, упоминая их название в инструкции.
  • Попросите юридический отдел проанализировать проект, а после полной готовности подписать типовую форму.
  • Представьте ее директору, затем проведите процедуру подтверждения.
  • Придерживайтесь общих правил составления подобных документов:
  • потребуется детальное, но при этом краткое и четкое описание трудовых функций офис-менеджера;
  • обязательно определение квалификации и набора знаний;
  • в отдельных случаях работодатели вписывают требования к повышению квалификации;
  • необходимо определить модель взаимодействия офис-менеджера со всеми другими сотрудниками.

Обратите внимание, что в бизнес-практике не существует документов, нормативов и законов, регламентирующих правила и порядок составления должностных инструкций. Это характерный внутренний документ фирмы, который при этом, как и Учетная политика, требует согласования с высшим менеджерским персоналом. Этот факт подтверждает значение должностной инструкции для работы фирмы.

Требования к офис-менеджеру

Офис-менеджер должен обладать определенным уровнем знаний, касающихся специфики своей работы. Офис-менеджер должен знать:

— структуру управления предприятием, организацией;

— правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты;

— теорию менеджмента, страхового дела, теорию и практику работы с персоналом;

— основы социологии, психологии и мотивации труда;

— этику делового общения;

— основы и стандарты делопроизводства;

— принципы организации снабжения офиса;

— требования законодательства к хозяйственным договорам и порядок их заключения;

— методы обработки информации с использованием современных технических средств, коммуникаций и связи, вычислительной техники;

— передовой отечественный и зарубежный опыт в области менеджмента;

— методы оценки деловых качеств работников;

— правила и методы организации работы офиса;

— принципы планировки и оформления помещений офиса;

— правила пользования оргтехникой;

— принципы взаимоотношений с администрацией (комендатурой) здания, в котором располагаются офисные помещения;

— правила внутреннего трудового распорядка;

— основы трудового законодательства.

Офис-менеджер должен уметь:

— организовать работу сотрудников;

— находить и выбирать субподрядчиков;

— находить информацию, выделять главное;

— анализировать и решать проблемы, в том числе нестандартные;

— работать в команде;

— управлять своим временем;

— уметь предотвращать и ликвидировать конфликтные ситуации.

Офис-менеджеру необходимо предварительно планировать свою работу и управлять ею шаг за шагом, эффективно реагировать на возникающие проблемы. Важны способности увидеть сложную ситуацию и принять решение, осуществить действия по решению проблемы. Важно постоянно работать с коллективом своего отдела так, чтобы люди чувствовали себя командой, действовали согласованно. Хорошо помогают в работе ежедневный самоотчет, самопроверка, анализ эффективности собственной работы, коррекция ошибок – они позволяют отслеживать результаты действий. Ежедневные записи помогают выявить свои собственные сильные и слабые стороны. Подобная дисциплина заставляет задуматься над тем, как расходуется время и насколько успешны ваши действия.

Профессия офис-менеджер

Офис-менеджер (другое название — секретарь-референт) — это сотрудник, который обеспечивает бесперебойную работу офиса и следит за всеми процессами, связанными с его функционированием. Профессия офис-менеджера сравнительно новая, но, тем не менее, достаточно востребована — эту вакансию часто открывают даже фирмы с малым количеством сотрудников.

Должность офис-менеджера востребована во многих коммерческих и государственных организациях с самыми разными направлениями деятельности.

Обязанности офис-менеджера

Функции офис-менеджера могут отличаться в зависимости от компании, но основные из них таковы:

  • Встреча посетителей офиса.
  • Организация совещаний и брифингов.
  • Снабжение сотрудников офиса всем необходимым для их работы.
  • Контроль расходов на офисные нужды.
  • Прием звонков, регистрация корреспонденции.
  • Распределение документации по отделам.

К дополнительным должностным обязанностям офис-менеджера можно отнести выполнение мелких, часто личных, просьб и поручений руководства.

Требования к офис-менеджеру

Главные требования к офис-менеджеру:

  • Навыки административно-хозяйственной деятельности.
  • Знание основ делопроизводства.
  • Знание деловой этики.
  • Знание ПК и офисной техники.
  • Грамотная речь.
  • Презентабельная внешность.

Также очень желательно наличие высшего образования и знание иностранного, чаще английского, языка.

Образец резюме офис-менеджера

Как стать офис-менеджером

Специального образования для офис-менеджера нет. Чаще всего работодатели, выбирая сотрудника на эту должность, отдают предпочтение претендентам с высшим гуманитарным образованием и высокой коммуникабельностью.

Зарплата офис-менеджера

Заработная плата офис-менеджера варьируется от 25 до 50 тысяч рублей в месяц. Оклад данного специалиста во многом зависит от объема работ, перечня выполняемых им функций и статуса компании-работодателя. Средняя зарплата офис-менеджера составляет 35 тысяч рублей в месяц.

Где пройти обучение

Помимо высшего образования на рынке есть ряд краткосрочного обучения длительностью, как правило, от недели до года.

Межрегиональная Академия строительного и промышленного комплекса и ее курсы направления «Кадровое делопроизводство».