Приказ лимит на топливо это

Оглавление:

Расход топлива: налоговый и бухгалтерский учет

Если компания приняла решение учитывать фактические расходы на топливо, то ей следует утвердить, каким образом она будет контролировать обоснованность расходов на списание ГСМ. Организация вправе самостоятельно установить нормы расхода топлива, а также сезонные надбавки.

Нормы расхода топлива Минтранса РФ последний раз подвергались редакции в июле 2015 года (распоряжение Минтранса России от 14.07.2015 № НА-80-р). В список были добавлены марки легковых и грузовых автомобилей отечественных и зарубежных стран с 2008 года выпуска и значения зимних надбавок к нормам расхода топлива в части, касающейся Крымского федерального округа.

Коэффициенты к нормам расхода топлива следующие. Если в городе проживают:

  • свыше 5 миллионов человек — норму можно увеличить до 35 процентов;
  • от 1 до 5 миллионов человек — до 25 процентов;
  • от 250 тысяч до 1 миллиона человек — до 15 процентов;
  • от 100 до 250 тысяч человек — до 10 процентов;
  • до 100 тысяч человек (при наличии регулируемых перекрестков, светофоров или других знаков дорожного движения) — до 5 процентов.

В последней редакции норм расхода топлива Минтранса РФ компаниям также разрешено применять повышающие коэффициенты, если у машины большой пробег или если она находится в эксплуатации свыше пяти лет. До этого повышенные нормы расхода топлива применялись только для старых автомобилей с большим пробегом.

Нормы расхода топлива и налоговый учет

По общим правилам компания не обязана применять нормы расхода топлива Минтранса РФ, так как в Налоговом кодексе нет требования о нормировании расходов на бензин (письмо Минфина России от 27.01.2014 № 03-03-06/1/2875). Затраты на горюче-смазочные материалы компания может учитывать как материальные расходы (подп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ) или включать в прочие расходы, связанные с содержанием служебного транспорта (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Однако зачастую установленные нормы больше подходят для идеальных условий, чем для реальных, поскольку фактический расход топлива зачастую превышает нормы расхода топлива Минтранса РФ Тем не менее компании используют рекомендованные нормы, а не собственно разработанные.

Если компания примет решение учитывать фактические расходы на топливо, то ей следует утвердить, каким образом она будет контролировать обоснованность расходов на списание ГСМ. Для этого достаточно составить приказ, в котором сослаться на распоряжение Минтранса России, записать марки автомобилей и рассчитать лимиты. При разработке собственных норм расхода топлива следует отталкиваться от транспортных условий (качества дорог, скорости движения), учитывать загруженность машины, ее техническое состояние. Также следует учитывать климатические условия, наличие кондиционера или климат-контроля в машине. Например, в зимнее время расход топлива будет значительно выше, и к установленным базовым нормам следует применять надбавки, которые зависят от климатических районов (приложение № 2 к Методическим рекомендациям, утв. распоряжением Минтранса РФ от 14.03.2008 № АМ-23-р (далее — Методические рекомендации)). Так, для Москвы Минтранс РФ установил предельную величину зимней надбавки не более 10 процентов на период с 1 ноября по 31 марта.

Период применения зимних надбавок к норме расхода топлива и их величина должны быть оформлены распоряжением региональных органов власти. Если такого распоряжения нет, то период применения зимних надбавок, а также их величину должен установить руководитель компании своим приказом.

Образец приказа о нормах расходования топлива в компании

Приказ

ООО «Анкор» г. Москва 31 декабря 2016 г.

На основании контрольных замеров расхода топлива (акт от 21.12.2016 № 1) и руководствуясь распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р (в редакции распоряжения от 14.07.2015 № НА-80-р),
Приказываю:
1. Ввести в действие с 01.01.2017 следующую норму расхода дизельного топлива для автомобиля «Мерседес-Бенц» в период с 1 апреля по 31 октября — 13 литров на 100 км пробега.
2. В зимний период (с 1 ноября по 31 марта) применять повышающий коэффициент — 10%. Итоговая «зимняя» норма расхода топлива для автомобиля «Мерседес-Бенц» составляет 14,3 литра на 100 км пробега.
3. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Генеральный директор Иванов И.И.

Расход топлива в бухгалтерском учете

В бухгалтерском учете ГСМ списывают на себестоимость продукции (работ, услуг) для производственных предприятий или в расходы на продажу для торговых предприятий. Списание выполняют на основании первичных документов:

  • путевого листа (списывают используемое топливо);
  • акта на списание ГСМ (списывают прочие смазочные материалы).

С помощью путевых листов можно не только подтвердить производственную необходимость расходов, но и зафиксировать расстояние, которое было пройдено автомобилем или другим автотранспортным средством, а также определить показатели для расчета объема использованных ГСМ.

К учету горюче-смазочные материалы принимают по фактической стоимости.

Списание ГСМ может производиться следующими методами:

  • по средней себестоимости;
  • по себестоимости первых по времени приобретения запасов (ФИФО).

Способ списания по себестоимости каждой единицы для горюче-смазочных материалов на практике не применяется. Используется в основном способ по средней себестоимости, когда стоимость остатка материала складывается со стоимостью его поступления и делится на суммарное количество остатка и поступления в натуральном выражении.

Для отражения на счетах бухгалтерского учета горюче-смазочных материалов используют аналитический счет 10, к нему отрывают субсчет 10.3.

Приход отражают проводками:

ДЕБЕТ 10-3 КРЕДИТ 71
— оприходовано приобретенное топливо через подотчетное лицо на основании авансового отчета;

ДЕБЕТ 10-3 КРЕДИТ 60
— оприходовано приобретенное через поставщика топливо;

ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 60
— принят НДС к учету на основании счета-фактуры от поставщика;

ДЕБЕТ 68 КРЕДИТ 19
— принят НДС к зачету.

Списание горюче-смазочных материалов может производиться из расчета использованного количества (фактического или нормативного). Это количество умножается на стоимость единицы, и полученную сумму списывают проводкой:

ДЕБЕТ 20 (23, 25, 26, 44, 91) КРЕДИТ 10-3
— списано израсходованное топливо.

Московская компания в январе закупила бензин в количестве 200 л по стоимости 38 руб.
Остаток бензина на начало месяца у организации был 70 л по средней себестоимости 45 руб.
Бензин в количестве 20 л был использован для заправки автомобиля марки Lada Granta 219060 1.6 (ВАЗ-11183). Организация использует автомобиль только для служебных перевозок управленческого персонала.
В соответствии с учетной политикой организации применяется оценка материалов по средней себестоимости.

Рассчитаем среднюю себестоимость списания за январь:

(70 л x 45 руб. + 200 л x 38 руб.) : (70 л + 200 л) = 39,81 руб.

1) Рассмотрим вариант списания по факту.

В соответствии с путевым листом за январь сделаны отметки: горючее в баке на начало рейса — 50 л, выдано — 30 л, осталось после рейса — 51 л.
Рассчитаем фактическое использование:

50 + 30 — 51 = 29 л.

Сумма к списанию:

29 л x 39,81 руб. = 1154,49 руб.

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 10
— 1154,49 руб. — списание бензина на основании бухгалтерской справки-расчета.

2) Рассмотрим вариант списания по норме.
В путевом листе сделаны отметки о пробеге: на начало рейса — 7600 км, в конце — 7850 км. Пройдено 250 км.

Для списания бензина по норме используем формулу:

Qн= 0,01 х Hs х S х (1 + 0,01 х D),

где: Qн — нормативный расход топлива, л;
Hs — базовая норма расхода топлива, л/100 км;
S — пробег автомобиля, км;
D — поправочный коэффициент (его значения приведены в п. 5 Методических рекомендаций и в приложении № 2 к ним).
По таблице в подп. 7.1 Методических рекомендаций по марке автомобиля находим Hs. Он равен 8,4 л.
Для Москвы поправочный коэффициент D = 35%.
За работу в зимнее время D = 10%.
При использовании климат-контроля при движении автомобиля D = 7%.

Считаем расход бензина:

0,01 x 8,4 л x 250 км x (1 + 0,01 x 52) = 31,92 л.

Сумма к списанию: 31,92 л x 39,81 руб. = 1270,74 руб.

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 10
— 1270,74 руб. — списание бензина.

Так как автомобиль используется в качестве служебного, в рамках налогового учета в обоих случаях расходы на ГСМ прочими расходами. Величина расходов будет равна суммам, зафиксированным в бухгалтерском учете.

Напоследок хочется напомнить, что, прежде чем списать горюче-смазочные материалы и правильно отразить их данные в бухгалтерском и налоговом учете, необходимо помнить следующее.

Расходы должны быть экономически обоснованы. В случае со списанием на производство ГСМ нормы расходования должны быть установлены приказом руководителя предприятия и отражены в учетной политике.

Расходы должны быть документально подтверждены, то есть применительно к данной теме расход топлива должен быть подтвержден путевыми листами автомобильного транспорта.

Необходимо соблюдать все правила в части учета ГСМ начиная с момента их приобретения, определения фактической себестоимости при приобретении и списании на производство.

Смотрите так же:  Заявление о приеме в снт

Екатерина Горохова, главный бухгалтер компании «НАФКО-Консультанты»

Приказ о нормах расхода топлива и ГСМ

При определении норм расхода топлива различают базовое значение расхода топлива и расчетное нормативное значение, учитывающее выполняемую транспортную работу и условия эксплуатации автомобиля. Базовое значение расхода топлива определяется для каждой модели, марки или модификации автомобиля.

Для автомобилей общего назначения установлены следующие виды норм:

  • базовая норма в литрах на 100 км пробега автотранспортного средства в снаряженном состоянии (зависит от конструкции автомобиля, его агрегатов, категории, типа и назначения автомобиля, от вида используемого топлива, учитывает снаряженное состояние автомобиля, типизированный маршрут и режим движения в эксплуатации);
  • транспортная норма в литрах (включает базовую норму и зависит от грузоподъемности или нормируемой загрузки, или от конкретной массы перевозимого груза, с учетом условий эксплуатации автотранспортного средства):
  • на 100 км пробега транспортной работы;
  • на 100 тонно-километров транспортной работы грузового автомобиля учитывает дополнительный к базовой норме расход топлива при движении автомобиля с грузом, автопоезда с прицепом или полуприцепом без груза и с грузом.

Учет дорожно-транспортных, климатических и других эксплуатационных факторов производится с помощью поправочных коэффициентов, устанавливаемых в виде процентов повышения или снижения исходного значения нормы расхода топлива.

Следует обратить внимание, что в том случае, когда автотранспортные средства эксплуатируются в пригородной зоне вне границы города, поправочные коэффициенты не применяются.

При необходимости применения одновременно нескольких надбавок норма расхода топлива устанавливается с учетом суммы или разности этих надбавок.

Также конкретное значение поправочного коэффициента устанавливается приказом или распоряжением руководителя организации или местной администрацией. Последующий учет ГСМ осуществляется в программе для расчета расхода топлива, используемой организацией или ручным учетом.

Особый приказ, который обезопасит расходы на бензин

Нормы расхода топлива, утвержденные Минтрансом, дополнили 928 новыми марками машин*. Использование нормативов — право, а не обязанность компании. Это давно признал Минфин (письмо от 30.01.13 № 03-03-06/2/12). Но есть три веские причины воспользоваться новыми нормами от Минтранса. Во-первых, это проще, ведь не надо проводить контрольные заезды каждого нового автомобиля. Во-вторых, по старым машинам нормы можно увеличить, если в распоряжении они выше, чем сейчас у компании. В-третьих, к нормам Минтранса у инспекторов точно не будет вопросов. Чтобы обновить нормативы, нужен особый приказ, который можно составить в произвольной форме (см. образец).

В приказе необходимо сослаться на распоряжение Минтранса России от 14.03.08 № АМ-23-р с обновленными нормативами и отметить, что компания устанавливает нормы именно в соответствии с этим документом. Затем написать, для каких автомобилей компания определяет лимиты расхода бензина. В частности, в новый список включены Chevrolet Aveo, Daewoo Matiz, Ford Focus и другие популярные марки. Если машин несколько, проще всего оформить нормы таблицей.

В одном приказе можно утвердить как летние, так и зимние (повышенные) нормы. Для этого необходимо записать точные даты месяцев, начиная с которых компания будет списывать больше или меньше бензина. В заключение стоит записать, кто будет контролировать экономный расход топлива и вести документацию. Водителей необходимо ознакомить с приказом.

Распоряжение Минтранса России от 14.05.14 № НА-50-р.

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно, и не займёт много времени, а вы будете в курсе полезной информации, которая нужна Вам для работы.

ПРИКАЗ О НОРМАХ РАСХОДА ТОПЛИВА

Главная → НОРМЫ РАСХОДА ТОПЛИВА → ПРИКАЗ О НОРМАХ РАСХОДА ТОПЛИВА

ПРИКАЗ О НОРМАХ РАСХОДА ТОПЛИВА.

Также предлагаем вам скачать на нашем ресурсе Методические рекомендации АМ-23р и дополнение к ним НА-50р. Ссылки на эти два документа вы также можете найти ниже. А теперь о самом приказе.

Основанием для обоснованного списания расхода топлива является не только наличие базовой нормы, которую вы нашли в рекомендациях или заказали у нас. Основанием будет является внутренний документ с подписью руководителя в котором будут конкретно указаны соответствующие данные (об этом далее). Этот документ называется приказ о нормах расхода топлива.

ПРИКАЗ О НОРМАХ РАСХОДА ТОПЛИВА. СОДЕРЖАНИЕ.

Здесь есть два варианта.

Первый вариант — это на основании Методических рекомендации АМ-23р и/или дополнении к ним НА-50р и НА-80р.

Второй вариант — это если вы заказали расчет у нас. Тогда вы указываете, что на основании выполненных расчетов ООО «Транспортный консалтинг» по договору (№, дата).

Далее вы указываете за каким автомобилем какую вы базовую норму расхода топлива устанавливаете.

У автомобиля необходимо указать марку и государственный регистрационный знак. Это необходимо для его идентификации.

Затем опять же два варианта.

Первый — это вы указываете сразу конечные эксплуатационные нормы с учетом поправочных коэффициентов. То есть летние нормы, зимние нормы, с кондиционером или без него, в городе или на трассе (с учетом лета и зимы).

Второй вариант (и на мой взгляд это самый удобный вариант) — это указать не конечные эксплуатационные нормы, а наименование поправочных коэффициентов с которыми вы будете работать и их размеры.

Все варианты вы можете определить для себя сами. С каким удобнее вам работать так и оформляйте приказ о нормах расхода топлива.

ОБРАЗЕЦ ПРИКАЗА О НОРМАХ РАСХОДА ТОПЛИВА

БАЗОВЫЕ НОРМЫ РАСХОДА ТОПЛИВА МИНТРАНСА

То есть на вопрос: «А может ли ваш авто потреблять столько топлива?» должен быть ответ: «Да, может. Вот расчет.»

Поэтому мы рассчитаем, скорректируем и согласуем с вами индивидуальные реальные нормы для обоснованного списания.

Новые нормы расхода топлива ГСМ на 2019 год (приказ Минтранса в последней редакции)

Минтранса РФ изменил нормы расхода топлива в РФ. Мы привели приказ Минтранса в последней редакции, из которого вы узнаете нормы по всем авто на 2019 год.

Скачать все нормы ГСМ на 2019 год

С 1 января изменились нормы расходов ГСМ . Обновите нормы бензина, чтобы списать расходы без претензий контролеров. Для этого используйте новые нормативы Минтранса. Сверьтесь со статьей журнала «Упрощенка».

Изменения в нормах расхода топлива

Чиновники включили в приказ Минтранса марки автомобилей, которых там раньше не было, — Lada Granta, Priora,Vesta и УАЗ-Patriot и др. Если такие машины уже были на балансе компании, фирма использовала свои нормы.

Чтобы обновить лимиты топлива, издайте приказ директора в произвольной форме (см. образец в конце статьи). В приказе сошлитесь на распоряжение Минтранса от 06.04.2018 № НА-51-р. Запишите марки автомобилей и рассчитайте лимиты. Если машин несколько, проще всего оформить нормы таблицей. В одном приказе можно утвердить как летние, так и зимние нормы. Для этого запишите точные даты, с которых будете списывать больше или меньше бензина.

Новые правила расчета ГСМ

На 2019 год Минтранс установил также новые правила расчета ГСМ (распоряжение от 20.09.2018 № ИА-159-р.

Бухгалтеры могут считать нормы либо, как и прежде, исходя из формул, которые установлены приказом Минтранса от 14.03.2008 № АМ-23-р. Либо — по данным расхода топлива, представленного заводом-изготовителем легкового автомобиля и полученного по всемирной согласованной процедуре испытаний транспортных средств малой грузоподъемности WLTP.

Норма расхода ГСМ на 2019 год

Для ведения учета ГСМ воспользуйтесь нашей программой Упрощенка 24/7. Она позволяет вести налоговый и бухгалтерский учет гюрючесмазочных материалов и готовит по ним первичные документы и отчетность в один клик. Возьмите пробный доступ к программе на 365 дней. Для пользователей доступна консультация по всем бухгалтерским вопросам 24 часа в сутки 7 дней в неделю.

Нормативные показатели для списания топлива Минтранс отразил в своем распоряжении от 14.03.2008 № АМ-23-р в редакции приказа от 6 апреля 2018 года № НА-51-р. Документ регулярно обновляется, причем изменения касаются не только появления новых моделей автотранспорта, но и применения повышающих коэффициентов к нормам. Так, например, последнее изменение коснулось коэффициента для городов-миллионников. Теперь по транспорту, который эксплуатируется в городе с населением более 5 млн. человек, норма для топлива увеличивается на 35%, а если в городе эксплуатации население составляет от 1 до 5 млн. человек, то норма повышается на 25%.

Немного изменился подход к нормированию топлива при различном сроке эксплуатации автомобиля. Сейчас критерий по пробегу и возрасту можно применять (использовать повышающий коэффициент к норме) после достижения одного из признаков (раньше требовалось одновременное выполнение условия и по пробегу и по возрасту):

пробег свыше 100 тыс. км или возраст старше 5 лет – до 5%;
пробег свыше 150 тыс. км или возраст старше 8 лет – до 10%.

Подробнее о том, как учитывать стоимость ГСМ в налоговом учете при УСН в статье «Горюче-смазочные материалы».

Различают такие разновидности нормирования расхода ГСМ:

базовая норма (исчисляется в литрах на каждые 100 км пути, при этом учитывается средняя загрузка транспортного средства);
транспортная норма (как и базовая, исчисляется в литрах на 100 км пути при проведении транспортной работы);
автобусная (где учитывается масса транспортного средства и стандартная загрузка пассажиров);
самосвальная (где учитывается масса и нормативная загрузка);
транспортная норма в литрах и тонно-километрах (для грузовых автомобилей).

Последняя редакция приказа Минтранса о нормах ГСМ

Скачать приказ в последней редакции

Базовая норма расхода ГСМ — рекомендуемый Минтрансом объем в 2019 году

Базовая норма устанавливает объем топлива, который расходует транспортное средство на сотню км пробега. Вычисление базовой нормы опирается на данные о конструкции транспортной единицы, ее назначении, массе в снаряженном состоянии, виде топлива и на другие данные.

Смотрите так же:  Нотариус ивантеевка тарифы

Базовая норма обязательно корректируется с учетом таким факторов:

сезонность (зимой расход повышается);
высота над уровнем моря, где используется транспортное средство (норма для дорог высокогорья, например, на 20% выше);
качество дорог (учитывается множество факторов вплоть до количества поворотов);
возраст автотранспорта (чем старше, тем расход больше);
другое.

Норма расхода топлива по маркам автомобилей

В законодательном акте нормы сгруппированы по видам транспортных средств:

Каждая из этих групп делится на транспорт нашего и зарубежного производства.

Далее каждая группа содержит нормы отдельно по конкретным моделям движимого имущества.

Как на предприятии сформировать приказ по требованиям Минтранса на нормы расхода топлива на 2019 год?

Независимо от того, отличается или нет тот расход топлива, по которому списывается в затраты стоимость ГСМ, от нормируемого Минтрансом, предприятие или ИП должно отразить основные принципы списания топлива в приказе или в учетной политике.

При этом отклонения от норм Минтранса следует обосновать, чтобы налоговики не смогли предъявить претензии в экономической необоснованности расхода.

Нормативный расход топлива в распоряжении Минтранса указывается только для транспортных средств «в движении». Расход для хозяйственных нужд, не связанных с основным техпроцессом (например, технические или гаражные нужды), устанавливается отдельно. Рекомендуемые показатели частично приведены в приложении 4 к распоряжению Минтранса. Этот момент также следует отразить в учетной политике или приказе, утверждающем нормы списания.

Увеличивает нормативы и использование дополнительного оборудования. Конкретные данные по расходу топлива в этом случае определяются при помощи специализированных научных организаций или данных завода-изготовителя. При этом норма устанавливается в л/час.

Фактически же списывать в расходы стоимость ГСМ требуется на основании путевых листов, заказ-нарядов или иных документов, подтверждающих работу транспортного средства.

Таблицу с нормативными показателями расхода ГСМ вы обнаружите в распоряжении Минтранса, которое вы можете скачать у нас на сайте.

Скачать приказ об изменении норм ГСМ

Порядок расчета нормы расхода ГСМ в 2019 году

Отметим, если организация не является автотранспортной, то нормировать расходы на ГСМ она не обязана, и имеет возможность списывать расходы на топливо в фактическом размере.

В приказе Минтранса есть порядок расчета и все необходимые формулы для всех типов автомобилей.

Приведем порядок расчета расходов на примере легковых машин. Согласно п. 7 раздела II Распоряжения Минтранса РФ от 14.03.2008 г. № АМ-23-р, для легковых автомобилей нормативное значение расхода топлив рассчитывается по формуле:

Тема: автомобиль работника — ГСМ фирмы

автомобиль работника — ГСМ фирмы

Работник эксплуатирует свой авто не редко в служебных целях. Подтвердить когда именно и сколько не представляется возможным. Но оформлено распоряжение и установлен лимит в литрах на месяц, выдана топливная карта для заправки на АЗС.
ГСМ списывается актом, типа да, только на служебные цели и расходовалось.

Какой комплект надо всё-таки оформить? Явно нынешних документов маловато.
Второй вопрос, надо ли делать допсоглашение, о котором неявно написано в 188 статье ТК?

«АйСи Групп», 2009

РАСХОДЫ И НАЛОГИ

ОСНОВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ И ПРИНЯТЫЕ В КНИГЕ СОКРАЩЕНИЯ

Компенсация за использование
личных легковых автомобилей и мотоциклов

При выплате компенсаций за использование личных автомобилей в служебных целях нужно помнить, что в целях налогообложения прибыли эти компенсации нормируются. Подпунктом 11 п. 1 ст. 264 НК РФ определено, что затраты на выплату компенсаций за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов учитываются в расходах только в пределах норм, установленных Правительством РФ.
Эти нормы установлены Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92 «Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией».
Размер нормативов на сегодняшний день таков:

Транспортное средство Предельные нормы компенсации в
составе расходов в месяц, руб.
Легковые автомобили с рабочим
объемом двигателя:
— до 2000 куб. см включительно
— свыше 2000 куб. см

1200
1500
Мотоциклы 600

Итак, в соответствии со ст. 188 ТК РФ организация может выплачивать работнику компенсацию в любом размере (без каких-либо ограничений). Однако в целях налогообложения прибыли можно учесть только сумму, не превышающую приведенные выше нормы. Сумма превышения компенсации над законодательно установленной нормой в расходах при исчислении налога на прибыль не учитывается. Об этом говорится в п. 38 ст. 270 НК РФ.
При установлении размера компенсации имейте в виду, что, по мнению налоговых органов, в нормативах, установленных Постановлением N 92, уже учтены все мыслимые затраты по эксплуатации личного легкового автомобиля: это и сумма износа, и затраты на горюче-смазочные материалы, и техническое обслуживание, и текущий ремонт. Поэтому выплата каких-то дополнительных компенсаций (например, в возмещение стоимости ГСМ) является в целях налогообложения сверхнормативной выплатой, не уменьшающей налоговую базу по налогу на прибыль (Письма Минфина России от 16.05.2005 N 03-03-01-02/140 и МНС России от 02.06.2004 N 04-2-06/419@).

Обратите внимание! Расходы организации в виде компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов признаются в целях налогообложения прибыли на дату ее выплаты работнику. Пока компенсация реально не выплачена, учесть ее в расходах нельзя.
Это правило справедливо для всех организаций, независимо от того, каким методом они считают доходы и расходы — методом начисления или кассовым (пп. 4 п. 7 ст. 272, ст. 273 НК РФ).

При исчислении налога на прибыль нужно всегда помнить о ст. 252 НК РФ, которая требует от организации документально подтвердить и экономически обосновать понесенные расходы.
Для документального подтверждения расходов организация, выплачивающая компенсации работникам, должна в обязательном порядке оформить с работниками соглашения о выплате компенсации и (или) выпустить приказ (другой документ), где зафиксированы размеры компенсационных выплат и фамилии сотрудников, имеющих право на получение этих выплат. От каждого сотрудника, получающего компенсацию, необходимо получить копию свидетельства о регистрации транспортного средства. А если сотрудник управляет автомобилем по доверенности, то и копию доверенности. Эти документы будут подтверждать, что работник использует автомобиль на законных основаниях и с согласия работодателя.
А как подтвердить экономическую обоснованность и связь с деятельностью, направленной на получение дохода?
Позиция налоговых органов по этому вопросу отражена в Письме МНС России от 02.06.2004 N 04-2-06/419@.
В этом Письме подчеркивается, что компенсация выплачивается работнику только в тех случаях, когда его производственная (служебная) деятельность связана с постоянными служебными разъездами и это подтверждается его должностными обязанностями.
И что, на наш взгляд, самое важное в этом Письме, представители налоговой службы считают, что для обоснованного включения сумм выплаченной компенсации в расходы нужно подтвердить не только необходимость использования автомобиля для выполнения служебных обязанностей работника, но и то, что работник фактически использовал автомобиль для поездок в интересах организации.
Как подтвердить факт использования автомобиля? Да очень просто. В рассматриваемом Письме указано, что вести учет служебных поездок нужно в путевых листах .
———————————
Налоговые органы на местах активно используют этот подход в своей работе. Так, например, на необходимость ведения учета служебных поездок на личном автомобиле с использованием путевых листов указано в Письме УФНС России по г. Москве от 21.01.2008 N 28-11/4115.

По нашему мнению, последняя мысль налоговиков — это уже явный перебор (хотя и все остальные выводы тоже бесспорными не назовешь). Дело в том, что путевые листы совсем не предназначены для учета поездок работников на своих личных автомобилях, даже если эти поездки осуществляются в служебных целях.
Путевые листы предназначены для учета работы автотранспорта, принадлежащего организации (на праве собственности или аренды), но никак не для учета служебных поездок, совершаемых работником на своем личном автомобиле.
Этот вывод, кстати, подтверждается и судебной практикой (см., например, Постановление ФАС Центрального округа от 10.04.2006 N А48-6436/05-8).
Позиция Минфина России по вопросу экономического обоснования расходов в виде компенсаций за использование личных автомобилей в служебных целях наиболее полно отражена в Письме от 16.05.2005 N 03-03-01-02/140.
Она заключается в следующем:
— основанием для произведения компенсационных выплат является приказ руководителя предприятия, в котором указаны размеры компенсации (в зависимости от интенсивности использования), а также документы, подтверждающие наличие у работника личного автомобиля, в частности копия технического паспорта личного автомобиля (если работник управляет по доверенности — соответствующие документы);
— выплата компенсаций производится работнику в случаях, когда его личный автомобиль используется в процессе производственной (служебной) деятельности, связанной с постоянными служебными разъездами в соответствии с должностными обязанностями;
— компенсации выплачиваются один раз в месяц и не зависят от количества календарных дней в месяце;
— за время отсутствия работника на рабочем месте (отпуск, командировка, больничный лист и т.п.), когда личный автомобиль не эксплуатируется, компенсация не выплачивается.
В целом позиция Минфина России не сильно отличается от позиции налоговиков. Однако одно различие, причем принципиальное, все же есть.
Чиновники Минфина России, так же как и представители налогового ведомства, считают, что для обоснованного включения компенсации в расходы организация должна подтвердить факт использования автомобиля работником в служебных целях. Однако требования к подтверждению этого факта существенно мягче.
В отличие от налоговиков, которые настаивают на необходимости ведения путевых листов, представители Минфина России исходят из того, что присутствие работника на работе и выполнение им своих служебных обязанностей (которые в соответствии с должностными инструкциями связаны с постоянными разъездами, для чего, собственно, и нужен автомобиль) подразумевает, что работник в этот день использовал свой автомобиль в служебных целях.
Соответственно, если работник в течение всего месяца работал (что видно из табеля учета рабочего времени), то у организации есть все основания выплатить ему компенсацию за этот месяц в полном объеме и учесть ее в расходах, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль (в пределах установленной нормы).
А вот если какие-то дни месяца он не работал (причем не важно, по каким причинам), то за эти дни компенсацию выплачивать нет никаких оснований (см. также Письмо Минфина России от 15.09.2005 N 03-03-04/2/63).
По нашему мнению, подход Минфина России является более обоснованным и логичным.
Поскольку работник использует личный автомобиль при выполнении своих служебных (трудовых) обязанностей (что должно подтверждаться должностными инструкциями и (или) должностными обязанностями, закрепленными в трудовом договоре), дополнительно подтверждать факт использования им личного автомобиля для служебных поездок не требуется.
Факт исполнения им трудовых обязанностей фиксируется в табеле учета рабочего времени. То есть явка на работу, исполнение трудовых обязанностей и использование автомобиля неразрывно связаны между собой. Тем более что законодательством выплата компенсации не ставится в зависимость от количества дней использования автомобиля в течение месяца (что подтверждается в приведенном выше Письме Минфина России). Но если работник свои трудовые обязанности не выполнял, например находился в отпуске или болел, то компенсация за пропущенные дни ему не выплачивается.
Таким образом, в тех месяцах, когда работник по табелю учета рабочего времени все дни отработал полностью, организация может учесть в расходах, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль, всю сумму компенсации (в пределах норматива). Если же в каком-то месяце работником отработаны не все дни, бух
галтер должен рассчитать сумму компенсации за этот месяц пропорционально отработанным дням. В противном случае (если за не полностью отработанный месяц будет выплачена полная сумма компенсации) организация должна быть готова к возможному спору с налоговым органом.

Смотрите так же:  Как землю перевести в собственность

Пример. Работнику выплачивается компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях в размере 1200 руб. в месяц.
В ноябре работник отработал все дни. В декабре работник был в командировке в течение 3 рабочих дней.
В данном случае за ноябрь работнику выплачивается компенсация в полном размере — 1200 руб. За декабрь сумма компенсации рассчитывается пропорционально количеству отработанных дней: 1200 x 18 / 21 = 1029 руб. (21 — количество рабочих дней в декабре, 18 — количество фактически отработанных дней).

Отметим, что если организация хочет максимально снизить риск спора с налоговыми органами, то ей лучше ввести дополнительный учет фактического использования работником автомобиля.
Для этого можно применять бланки путевых листов, в которых работник фиксирует маршруты своих поездок и заверяет их своей подписью. При этом ставить на путевых листах штампы и печати организации, по нашему мнению, не требуется.
Организация может установить и любую другую форму учета, например отчет о служебных поездках, который составляется работником за месяц, либо журнал учета служебных поездок, в котором работники отражают информацию обо всех своих поездках с указанием того, какой транспорт ими используется (личный или принадлежащий организации).

При осуществлении каких-либо выплат в пользу физических лиц неизбежно встает вопрос о необходимости исчисления и уплаты так называемых «зарплатных» налогов — ЕСН и НДФЛ.
При исчислении ЕСН нужно учитывать, что, согласно пп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ, от налогообложения освобождены установленные законодательством компенсационные выплаты, связанные с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей. Причем эти выплаты освобождаются от налогообложения только в пределах установленных норм.
А что делать, если организация выплачивает работникам компенсации в размере, превышающем установленные нормы? Будет ли сумма превышения облагаться ЕСН?
Нет, не будет. Сумма превышения не будет облагаться ЕСН на основании п. 3 ст. 236 НК РФ как выплата, не уменьшающая налоговую базу по налогу на прибыль (Письмо Минфина России от 29.12.2006 N 03-05-02-04/192).
Приведенные выше правила справедливы и в отношении страховых взносов на обязательное пенсионное страхование.
Таким образом, компенсация, выплачиваемая работнику за использование им личного легкового автомобиля (мотоцикла), ни ЕСН, ни взносами в ПФР не облагается в полном объеме (как в пределах нормы, так и в части суммы превышения).
Вопрос об удержании НДФЛ с сумм выплачиваемых компенсаций гораздо сложнее.
В соответствии с п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат обложению НДФЛ все виды установленных действующим законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных в том числе и с исполнением налогоплательщиком (работником) трудовых обязанностей.
Налоговые органы считают, что в целях исчисления НДФЛ должны применяться нормы компенсаций, установленные Постановлением Правительства РФ N 92. Если организация выплачивает работнику компенсацию в большем размере, то разница должна облагаться НДФЛ. Этот подход нашел свое отражение в Письмах МНС России от 02.06.2004 N 04-2-06/419@ и Минфина России от 29.12.2006 N 03-05-02-04/192 и от 26.03.2007 N 03-04-06-01/84. Этой же позиции придерживаются и налоговые органы на местах (см., например, Письмо УФНС России по г. Москве от 21.01.2008 N 28-11/4115).
Однако с подходом налоговиков можно поспорить.
Ведь Постановление N 92 принято исключительно для целей исчисления налога на прибыль организаций. Об этом говорит само его название, да и в первом предложении четко указано, что нормы установлены в соответствии с пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ. Поэтому никаких оснований применять установленные им нормы для целей исчисления НДФЛ нет. А никаких иных нормативных документов, устанавливающих нормативы компенсаций для целей налогообложения, на сегодняшний день не существует.
Поэтому при исчислении НДФЛ нужно рассуждать следующим образом.
В п. 3 ст. 217 НК РФ речь идет о нормах, «установленных в соответствии с законодательством».
Налоговое законодательство таких норм в целях исчисления НДФЛ не устанавливает. При этом общий порядок установления размеров компенсационных выплат содержится в трудовом законодательстве. В ст. 188 ТК РФ указано, что размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.
Следовательно, суммы возмещения, установленные соглашением сторон трудового договора, и должны считаться установленными в соответствии с законодательством РФ и поэтому должны освобождаться от обложения НДФЛ в полном объеме.
Правомерность изложенной нами позиции подтверждена Постановлением Президиума ВАС РФ от 30.01.2007 N 10627/06. Суд пришел к выводу, что в целях применения п. 3 ст. 217 НК РФ доходы физических лиц в виде выплачиваемых им организацией-работодателем компенсаций за использование личного транспорта и компенсации расходов, связанных с его использованием в интересах работодателя, не облагаются НДФЛ в размере, определенном соглашением сторон трудового договора. При этом ВАС РФ указал, что размер компенсаций за использование личного автотранспорта в служебных целях должен определяться применительно к каждому работнику исходя из марки и цены топлива за литр, расхода топлива на 100 километров, количества рабочих дней в месяц и пробега автомобиля.
Отметим, что и до появления этого Постановления Президиума ВАС РФ арбитражные суды признавали, что нормы компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях, учитываемые в целях исчисления НДФЛ, законодательством РФ не установлены, а Постановление Правительства N 92 устанавливает нормирование ра
сходов исключительно для целей исчисления налога на прибыль (см., например, Постановления ФАС Уральского округа от 26.01.2004 N Ф09-5007/03-АК, ФАС Северо-Западного округа от 23.01.2006 N А26-6101/2005-210).
В то же время встречались и противоположные решения, вынесенные в пользу налоговых органов (см. Постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 16.06.2006 N Ф08-2059/2006-870А).
Таким образом, на сегодняшний день ситуация с НДФЛ такова. Тем, кто не готов к спору с налоговым органом, нужно для целей исчисления НДФЛ руководствоваться нормами, установленными Постановлением Правительства N 92 . Иную позицию придется, скорее всего, доказывать в суде. При этом после того, как ВАС РФ высказал свой подход к решению этой проблемы, шансы на выигрыш дела в суде очень высоки (см. Постановления ФАС Поволжского округа от 10.04.2007 N А72-7503/06-7/283, ФАС Уральского округа от 08.10.2008 N Ф09-7167/08-С2).
———————————
Отдельно обратим внимание бухгалтеров организаций и учреждений, финансируемых из бюджетов всех уровней, на позицию Минфина России, изложенную в Письме от 13.04.2007 N 14-05-07/6. В нем высказано мнение о том, что при выплате компенсаций работникам таких учреждений и организаций для целей исчисления НДФЛ следует руководствоваться предельными нормами, установленными Приказом Минфина России от 04.02.2000 N 16н.