Договор на оцифровку документов

Тендер: Оказание услуг по оцифровке архивных документов, находящихся на хранении в архиве Таборинского муниципального района.–

Оказание услуг по оцифровке архивных документов, находящихся на хранении в архиве Таборинского муниципального района.–

Извещение о проведении электронного аукциона от 10.11.2016 №0162300006916000020
Общая информация о закупке

Способ определения поставщика (подрядчика, исполнителя):
Электронный аукцион

Наименование электронной площадки в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет»:
ЗАО «Сбербанк-АСТ»

Адрес электронной площадки в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет»:
http://www.sberbank-ast.ru

Размещение осуществляет:
Заказчик АДМИНИСТРАЦИЯ ТАБОРИНСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА

Объект закупки:
Оказание услуг по оцифровке архивных документов, находящихся на хранении в архиве Таборинского муниципального района.

Этап закупки:
Подача заявок

Сведения о связи с позицией плана-графика:
Связь с позицией плана-графика не установлена

Номер типового контракта, типовых условий контракта:
Связь с типовым контрактом, типовыми условиями контракта не установлена

Информация об организации, осуществляющей определение поставщика (подрядчика, исполнителя)

Организация, осуществляющая размещение:
АДМИНИСТРАЦИЯ ТАБОРИНСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА

Почтовый адрес:
Российская Федерация, 623990, Свердловская обл, Таборы с, ул СОВЕТСКАЯ, 4

Место нахождения:
Российская Федерация, 623990, Свердловская обл, Таборы с, ул СОВЕТСКАЯ, 4

Ответственное должностное лицо:
Владимирова Валентина Александровна

Адрес электронной почты:
tabory@gov66.ru

Номер контактного телефона:
8-34347-21327

Дополнительная информация:
Информация отсутствует

Информация о процедуре закупки

Дата и время начала подачи заявок:
10.11.2016 14:31

Дата и время окончания подачи заявок:
18.11.2016 09:00

Место подачи заявок:
с. Таборы Таборинского района Свердловской области ул. Советская,4

Порядок подачи заявок:
Заявки на участие в электронном аукционе подаются только участниками закупки, получившими аккредитацию на электронной площадке. Участник закупки вправе подать только одну заявку на участие в электронном аукционе. Заявка на участие в электронном аукционе направляется участником закупки оператору электронной площадки в форме двух электронных документов, содержащих сведения и документы предусмотренные пунктом 8 Раздела 1 настоящей документацией об аукционе. Обе части заявок на участие в электронном аукционе подаются одновременно. Заявка составляется участником в произвольной форме обязательно наличие информации и документов, запрашиваемых Заказчиком, в составе заявки. Участник должен продекларировать свое соответствие всем пунктам требований указанных в п. 8 Раздела 1 аукционной документации. Декларация производится в письменном виде в произвольной форме. Заявка на участие в электронном аукционе, подготовленная участником закупки, должна быть cоставлена на русском языке. Входящие в заявку на участие в электронном аукционе документы, оригиналы которых выданы участнику закупки третьими лицами на ином языке, могут быть представлены на этом языке при условии, что к ним будет прилагаться перевод на русский язык. В случае противоречия оригинала и перевода преимущество будет иметь перевод. Все документы, входящие в состав заявки на участие в электронном аукционе, должны иметь четко читаемый текст. Сведения, содержащиеся в заявке на участие в электронном аукционе, не должны допускать двусмысленных толкований. Несоблюдение указанных требований является основанием для принятия аукционной комиссией решения о признании заявки участника не соответствующей требованиям, установленным настоящей документацией об аукционе.

Дата окончания срока рассмотрения первых частей заявок участников:
22.11.2016

Дата проведения аукциона в электронной форме:
25.11.2016

Время проведения аукциона:
12:50

Дополнительная информация:
Информация отсутствует

Начальная (максимальная) цена контракта

Начальная (максимальная) цена контракта:
97 066,67

Валюта:
Российский рубль

Источник финансирования:
Бюджет Таборинского муниципального района

Оплата исполнения контракта по годам:
Информация отсутствует

Информация об объекте закупки

Условия, запреты и ограничения допуска товаров, происходящих из иностранного государства или группы иностранных государств, работ, услуг, соответственно выполняемых, оказываемых иностранными лицами:
Не установлены

Информация об объекте закупки

Преимущества, требования к участникам

Преимущества:
Не установлены

Требования к участникам:
1 Единые требования к участникам (в соответствии с частью 1 cтатьи 31 Федерального закона № 44-ФЗ) дополнительная информация к требованию отсутствует 2 Единые требования к участникам (в соответствии с частью 1.1 статьи 31 Федерального закона № 44-ФЗ) дополнительная информация к требованию отсутствует 3 Единые требования к участникам (в соответствии с частью 2 статьи 31 Федерального закона № 44-ФЗ) дополнительная информация к требованию отсутствует 4 Единые требования к участникам (в соответствии с частью 2.1 статьи 31 Федерального закона № 44-ФЗ) дополнительная информация к требованию отсутствует

Ограничение участия в определении поставщика (подрядчика, исполнителя), установленное в соответствии с Федеральным законом № 44-ФЗ (согласно пункту 4 статьи 42 Федерального закона № 44-ФЗ:
Не установлено

Место доставки товара, выполнения работ и оказания услуг:
Российская Федерация, Свердловская обл, Таборинский р-н, Таборы с, ул. Советская,4

Сроки поставки товара или завершения работы либо график оказания услуг:
до 25.12.2016г.

Место доставки товара, выполнения работ и оказания услуг:
Российская Федерация, Свердловская обл, Таборинский р-н, Таборы с, ул. Советская,4

Сроки поставки товара или завершения работы либо график оказания услуг:
до 25.12.2016г.

Требуется обеспечение заявок

Размер обеспечения заявок:
970,67 Российский рубль

Порядок внесения денежных средств в качестве обеспечения заявок:
Согласно Федерального закона №44-ФЗ

Платежные реквизиты для перечисления денежных средств при уклонении участника закупки от заключения контракта:
p/c 40302810500003016234, л/с 05623002230, БИК 046577001

Обеспечение исполнения контракта

Требуется обеспечение исполнения контракта

Размер обеспечения исполнения контракта:
4 853,33 Российский рубль

Порядок предоставления обеспечения исполнения контракта, требования к обеспечению, информация о банковском сопровождении контракта:
В течение пяти дней с даты размещения заказчиком в единой информационной системе проекта контракта победитель электронного аукциона размещает в единой информационной системе проект контракта, подписанный лицом, имеющим право действовать от имени победителя такого аукциона, а также документ, подтверждающий предоставление обеспечения исполнения контракта и подписанный усиленной электронной подписью указанного лица. Исполнение контракта может обеспечиваться банковской гарантией или внесением денежных средств на счет Заказчика. Способ обеспечения исполнения контракта определяется победителем электронного аукциона или иным участником, с которым заключается контракт при уклонении победителя от подписания контракта, самостоятельно. Банковская гарантия, выданная банком, должна соответствовать требованиям ст. 45 Закона. Федерального закона от 5 апреля 2013 года № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» и должна содержать: 1) сумму подлежащую уплате гарантом заказчику в случае ненадлежащего исполнения обязательств принципалом по муниципальному контракту. 2) обязательства принципала, надлежащее исполнение которых обеспечивается банковской гарантией; 3) обязанность гаранта уплатить заказчику неустойку в размере 0,1 процента денежной суммы, подлежащей уплате, за каждый день просрочки; 4) условие, согласно которому исполнением обязательств гаранта по банковской гарантии является фактическое поступление денежных сумм на счет, на котором в соответствии с законодательством Российской Федерации учитываются операции со средствами, поступающими заказчику; 5) срок действия банковской гарантии. 6) отлагательное условие, предусматривающее заключение договора предоставления банковской гарантии по обязательствам принципала, возникшим из контракта при его заключении, в случае предоставления банковской гарантии в качестве обеспечения исполнения контракта; 7) установленный Правительством Российской Федера

Платежные реквизиты для обеспечения исполнения контракта:
p/c 40302810500003016234, л/с 05623002230, БИК 046577001

Официальный номер документа- 0162300006916000020

Оцифровка договоров

  • Главная
  • Статьи
  • Оцифровка договоров

Наиболее актуальным является создание базы данных договоров, как текущих, так и выполненных. Самым простым решением данного вопроса будет оцифровка договоров.

Хранение договоров

Эта необходимость связана с тем, что каждый отдельный контракт (договор) имеет ряд приложений, которые не должны храниться отдельно от основного документа, но в то же время их скапливание со временем затрудняет поиск нужной информации, и просто забивает полки шкафов на рабочем месте.

Смотрите так же:  Пенсия депутатов госдумы рф в 2019 году в месяц

Приложения к договорам

К таким приложениям можно отнести разного рода письменную переписку, спецификации, решения тендерного комитета, акцепты коммерческих предложений, акты приема-передачи выполненных работ, выставленные счета-фактуры, накладные, копии платежных поручений.

Документная история сделки

Другими словами вместе с текстом договора хранится полная документная история сделки, начиная с момента объявления тендера (запроса коммерческого предложения) и заканчивая приемом товаров (работ, услуг). Поэтому сканирование договоров становится насущной потребностью предприятий.

Перевод договоров из документарной формы в электронную

Сегодня можно воспользоваться услугами по грамотному переводу договоров из документарной формы в электронную, которые предоставляют различные организации.

В их задачу входят:

  • оцифровка договоров со всеми приложениями, дополнения и письмами на соответствующем профессиональном оборудовании;
  • создание защиты информации, внесенной в электронный реестр;
  • соответствие проводимых работ требованиям архивного хранения документов подобного типа;
  • соответствие качества создаваемого ресурса техническому заданию, выданного заказчиком;
  • учет специфики оформления контрактов;
  • принятие мер предосторожностей во время работы с оригиналами договоров, недопущение их порчи или уничтожения;
  • четкое соблюдение графика выполнения всех этапов работ;
  • обучение персонала работе с электронным архивом и его гарантийное обслуживание.

Преимущества электронного архива

Созданный таким образом электронный архив имеет ряд преимуществ перед обычным хранением документа. Благодаря специальному программному обеспечению, после того, как проведено сканирование договоров с приложениями, можно в сжатые сроки структуризировать созданный архив.

Параметры учета договоров

При этом параметры учета договоров могут задаваться так, как это удобно оператору, работающему с архивом или руководителю договорного отдела. Нужно отметить, что работать с архивом одновременно могут несколько сотрудников по внутрифирменной электронной сети.

Дополнительные функции

Наличие нескольких дополнительных функций позволяет представлять созданную базу данных в виде сжатой структуры, которая четко отражает состояние дел по всем договорам, как текущим, так и выполненным. Также электронный архив позволяет минимизировать время на поиск нужного документа в случае поступления запроса от какого-либо подразделения предприятия.

Техническое задание на оказание услуг по оцифровке архива бумажных документов Фонда

Техническое задание на оказание услуг по

оцифровке архива бумажных документов Фонда

1. Цель оказания услуг

Целью оказания услуг является формирование архива электронных образов всех хранимых документов НПФ электроэнергетики (далее – Заказчик), позволяющего осуществлять оперативный доступ к документам посредством полнотекстового поиска и поиска по атрибутам.

2. Термины и определения

Договор ОПС – договор об обязательном пенсионном страховании (основная масса документов);

СНИЛС – страховой номер индивидуального лицевого счета (основной идентифицирующий атрибут документа).

3. Описание документов

Массив документов Заказчика, требующий перевода в электронных вид, представляет собой набор изпапок типа «КОРОНА» или 000 страниц. В среднем в одной папке содержится 600 страниц (120 документов).

Формат листов – А4 и А3 двустороннего или одностороннего заполнения. Документы представлены в скрепленном и сшитом виде. Многие документы заполнены вручную. Единого шаблона договора или состава документов в массиве нет.

Документы, подлежащие переводу в электронный вид:

· Согласие на обработку персональных данных

Все услуги по формированию электронного архива должны производиться на территории Исполнителя.

Технические средства (сканеры) для сканирования документов и иное дополнительное оборудование, а так же сопутствующее программное обеспечение, необходимое для исполнения условий Технического задания, предоставляет Исполнитель.

· Подготовка документов к сканированию

· Подготовка документов к хранению

· Создание и наполнение электронного архива

5.1. Транспортировка документов

Исполнитель организует выполнение услуги по транспортировке массива документов с территории по адресу, указанному Заказчиком, на территорию Исполнителя, с целью последующей обработки. Все услуги/работы по упаковке документов, погрузке, разгрузке и прочих, сопутствующих транспортировке документов, выполняет Исполнитель. Исполнитель так же обязан предоставить расходные материалы (архивные короба), для транспортировки партии документов.

Прием/передача документов организуется партиями. Объем каждой партии, передаваемой на обработку Исполнителю, определяется Заказчиком.

По окончании обработки партии документов, Исполнитель организует обратную транспортировку.

Для каждой принимаемой партии документов, Исполнитель обязан осуществить сверку принимаемых документов по описи, предоставляемой Заказчиком.

Сверка документов должна производиться на территории Исполнителя. Обо всех случаях несоответствия документов из партии составу описи Исполнитель должен сообщать Заказчику в срок, не превышающий 3 дней с момента вывоза партии документов.

5.3. Подготовка документов к сканированию

На данном этапе Исполнителем производится подготовка документов к сканированию.

В зависимости от типа обрабатываемых документов (Договор ОПС, Согласие на обработку Персональных Данных, Заявление, Поручение, Заявление/поручение) Исполнитель выбирает наиболее оптимальный способ подготовки документов, позволяющий без порчи исходных документов и изменения порядка следования документов, произвести их последующую обработку (сканирование/индексирование) в кратчайшие сроки, а так же возврат в исходное состояние:

· Изъятие скрепок/скоб с листов документов, для которых это возможно технологически

· Разделение документов друг от друга технологическими листами.

Подготовленные дела передаются на следующий этап – сканирование документов.

На данном этапе для дел, подготовленных на предыдущем этапе, Исполнителем производится непосредственное сканирование – перевод в электронный вид всех информационных страниц документов.

Сканирование документов осуществляется на территории Исполнителя на профессиональном сканирующем оборудовании Исполнителя.

В зависимости от формата документов, особенностей сшивки и ветхости документов Исполнитель определяет для каждого документа определенный тип используемого сканера.

Листы формата А3 Исполнителем должны сканироваться на сканерах формата А3 и более.

Режим сканирования для всех типов документов – 300 dpi, TIF bw 4 gr, цвет – оттенки серого.

Каждая папка с документами сканируется в отдельную директорию, название которой формируется в соответствии со штрих-кодом конкретной папки.

Все папки от каждой партии массива документов, должны располагаться в отдельной директории соответствующей конкретной партии.

Для каждого отсканированного документа должен быть сформирован отдельный файл-PDF. Название каждого PDF должно быть сформировано по правилу: [Штрих-код папки]_[Порядковый номер документа в папке].

Приложенные к договорам ОПС скан-копии документов (Паспорт РФ, карточка СНИЛС, Пенсионное удостоверение, Свидетельства ЗАГС и пр.) необходимо прикреплять к PDF-файлу основного договора ОПС, с которым они находились физически.

Приложенные к договору Заявления на назначение правопреемников по договору (как правило, рукописные), необходимо прикреплять к PDF-файлу основного договора ОПС, с которым они находились физически.

Документы, указанные в пункте 3 данного технического задания, формируются в файлы.

Порядок обработки иных обнаруженных документов Исполнителем должны обязательно оговариваться отдельно с Заказчиком.

Исполнителем организуется 100%-ная проверка качества отсканированных документов, позволяющая в оперативном режиме исправлять обнаруживаемые недочёты сканирования.

Отсканированные дела передаются на этап подготовки документов к хранению.

Электронные образы дел передаются на этап индексации документов.

5.5. Подготовка документов к хранению

Все документы, прошедшие процедуру сканирования, должны быть объединены «под резинку» уложены в прозрачные полиэтиленовые ZIP-пакеты с целью сокращения объемов, занимаемых документами. Документы из каждой папки должны быть сложены в отдельный пакет (далее – Группировку). В процессе формирования группировок порядок первоначального следования листов и документов не должен быть нарушен.

На каждую созданную Исполнителем группировку, должна быть сформирована, распечатана и вложена внутренняя опись по документам, содержащимся в группировке.

Во внутренней описи должна содержаться информация о следующих атрибутах документов (№ пп, СНИЛС, № договора, тип документа, Фамилия, Количество страниц, Дата), входящих в состав Группировки.

В заголовке внутренней описи дополнительно Исполнителем должна быть указана информация, содержащаяся на корешке исходной папки, из которой была сформирована группировка, в частности:

· Уникальный индекс папки (единицы хранения) – в виде штрих-кода CODE128

· Все значимые надписи на корешке папки

Формат внутренней описи и специфика ее оформления должна быть Исполнителем отдельно согласована с Заказчиком.

После формирования группировок с вложенной в них внутренней описью Исполнитель осуществляет уничтожение корешка папки, из которой была сформирована группировка.

По завершению подготовки все группировки, с вложенными в них документами, укладываются в архивные короба и возвращаются Заказчику.

Необходимо предоставление Заказчику в бумажном и электронном виде описи, содержащей следующую информацию о каждой группировке:

2. Информацию с корешков исходных папок;

3. Количество страниц и количество документов в группировке;

Смотрите так же:  Импортная пошлина на пиломатериалы

4. Номер короба, в котором располагается группировка.

Индексирование производится Исполнителем с целью дальнейшей загрузки данных (в качестве поисковых параметров документов) в систему электронного архива Заказчика.

Все документы, прошедшие этап сканирования, должны быть проиндексированы.

Индексирование должно быть произведено по следующему набору полей:

· Фамилия Имя Отчество,

Индексирование должно производиться с обязательной 100%-ной проверкой качества проиндексированных данных в соответствии с указанными атрибутами. Найденные ошибки должны исправляться Исполнителем при выполнении данной проверки.

Результатом индексирования должна являться таблица базы данных, содержащая информацию с индексных полей документов, топографию единицы хранения (короб, папка), а так же ссылку на PDF-файл, с которого данные поля были проиндексированы.

5.7. Создание и наполнение электронного архива* — необязательное требование

Исполнитель предоставляет Заказчику в пользование систему электронного архива, обладающую следующими функциями:

Таблица1. Функциональность системы Электронного архива

Функциональные блоки системы

Хранение информации в соответствии типами документации, посредством заполнения электронных карточек документов (далее по тексту ЭКД)

Хранение электронных файлов документов (doc, xls, pdf, jpg, dwg и т. п), путем их прикрепления к ЭКД

Возможность поиска данных в соответствии с атрибутами документов

Аутентификации пользователей или групп пользователей и распределение прав доступа к данным системы на уровне типов документов и совокупности индексных полей

Администрирование системы (регистрация новых пользователей, контроль за работой, наделение правами доступа и т. д.).

Работа с данными из СУБД (MS SQL\DB2)

Возможность поиска ЭКД по нескольким атрибутам

Возможность поиска ЭКД по части поискового слова

Возможность поиска ЭКД по диапазону дат

Возможность поиска ЭКД с использованием математических выражений (больше, меньше, равно)

Возможность контекстного поиска ЭКД по распознанному тексту

Возможность сортировки столбцов/полей

Возможность простановки фильтра на поля (выбор «галочкой»)

Возможность простановки фильтра на поля (текстовое условие фильтра)

Возможность одновременного построения комбинаций из нескольких фильтров

Возможность сохранять построенный фильтр для дальнейшего использования

Возможность изменять расположение столбцов/полей

Возможность скрывать ненужные столбцы/поля

Возможность прикрепления вложений (графических образов) к ЭКД

Возможность прикрепления вложений (doc, xls, pdf, jpg, dwg и т. п) к ЭКД

Возможность прикрепления вложений, подписанных электронной подписью, к ЭКД

Возможность прикрепления нескольких вложений к электронной карточке документа

Возможность просмотра/открытия вложенных файлов при помощи программ, установленных на ПК пользователя

Возможность массового сканирования и прикрепление файлов к ЭКД непосредственно из интерфейса программы

Возможность сохранения вложенных файлов на диск пользователя

Учет и перемещение

Возможность учета мест размещения бумажных дел в архиве на основании штрих-кодов дел и мест хранения

Возможность оперативного учета перемещения/выдачи/приемки дел в архиве

Возможность использования и привязки дел к древовидной структуре архива (кабинет-стеллаж-шкаф-полка-короб)

Возможность массового изменения мест расположения дел в архиве

Создание/удаления групп пользователей

Включение/исключения пользователей в группы

Управление сроками действия учетных записей пользователей

Назначение прав доступа пользователей и групп пользователей к различным типа документов или их поисковым полям

Функциональные возможности
(для пользователей)

Редактирование значений в полях ЭКД

Загрузка/прикрепление файлов к ЭКД

Просмотр/сохранение/печать файлов, прикрепленных к ЭКД

Создание/удаление/редактирование записей в справочных таблицах

Создание/удаление/редактирование учетных записей пользователей

Экспорт результатов поиска по любому объекту в виде таблице Excel

Функциональные возможности
(для администраторов)

Создание/удаление/редактирование учетных записей пользователей

Распределение пользователей в соответствии с группами

Контроль работы пользователей (информация о редактировании данных пользователями и т. п.)

Доступ к атрибутивным данным документов (посредством взаимодействия с СУБД)

Программные возможности(для разработчиков)

Создание/удаление/редактирование состава полей в ЭКД

Создание/удаление/редактирование новых типов документов (ЭКД)

Настройка и изменение полей в ЭКД

Изменение типов полей (текст, дата, число, справочник, логическое) в ЭКД

Распознавание документов для возможности контекстного поиска

Назначения обязательных полей для заполнения в ЭКД

Управление правами доступа пользователей и групп пользователей к данным системы

Создание связей между данными различных типов ЭКД

Создание/удаление/редактирование справочных таблиц

Интеграция с внешними системами части получения реестров и предоставление другим системам образов по запросам.

Лицензия должна быть бессрочной

Лицензия не должна иметь ограничения по количеству рабочих мест или одновременных подключений

Все модули системы должны быть в собственности у Исполнителя и их использование не должно нарушать права третьих лиц.

Интеллектуальная собственность на Систему электронного архива и его содержание должна быть передана Заказчику.

Исполнитель организует установку и настройки системы электронного архива (далее – Система) на оборудовании и территории Заказчика.

Подготовка архива производится на основании согласованных с Заказчиком требований, которые прописываются в техническом задании на систему. В данных требованиях определяются пожелания Заказчика к:

· ролям и правам доступа в Системе для уполномоченных сотрудников Заказчика;

· структуре электронного размещения документов в Системе;

· отчетным формам, требуемым для Заказчика;

· параметрами учета и размещения единиц хранения в архиве;

Исполнитель организует наполнение Системы электронного архива результатами сканирования и индексирования массива документов, а так же данными о местах размещения документов в архивохранилище Заказчика.

Исполнитель обеспечивает полную работоспособность Системы и осуществляет все необходимые мероприятия по ее тестированию и наладке. Исполнитель осуществляет полноценную проверку функционала Системы на предмет работоспособности, производительности, отказоустойчивости, а так же полную техническую поддержку в течение года с момента подписания договора.

Результатом наполнения Системы является полностью загруженная в Систему индексная информация по отсканированным документам, а так же прикрепленные к ним отсканированные документы в формате PDF.

Результатом внедрения является установленная на территории Заказчика и на оборудовании Заказчика система электронного архива, с загруженным в неё информационным ресурсом, обладающая всеми функциональными возможностями, предусмотренными в техническом задании.

По результатам внедрения Системы Исполнителем производится обучение представителей Заказчика работы с Системой по следующим направлениям:

· работа пользователя с системой электронного архива;

· работа пользователя с системой учета хранения дел в архивохранилище;

6. Требования к качеству

6.1. Требования к качеству сканирования

· сканирование должно осуществляется со 100% гарантией сохранности бумажных носителей.

· сканирование материалов должно проводиться с настройками освещенности, яркости и контрастности, обеспечивающими максимальное соответствие графических образов первоисточнику.

· в результате проведения работ по сканированию структура, состав и физическое состояние массива исходных документов не должны быть изменены.

· качество полученных после сканирования графических образов массива документов должно быть сопоставимо с качеством изображения на исходном материале в пределах разумной достаточности

· на полученных после сканирования графических образах не допускается появления дополнительных «шумов», артефактов, отсутствующих на бумажных носителях;

· настройки яркости и контрастности сканеров должны позволять получать чистые, читаемые образы документов;

· на электронном графическом образе все надписи должны быть читаемы, за исключением тех случаев, когда надписи не могут быть прочитаны на исходном материале;

· в случае если на графическом образе происходит потеря значимой информации, обусловленная физическим дефектом оригинала или из-за сшивки документа, то данная информация вносится в протокол физического брака;

· проверка качества полученных после сканирования графических образов должна производиться на автоматизированных рабочих местах, обеспечивающих высокую производительность и широкие возможности оператору для контроля параметров качества отсканированных образов;

· в случаях обнаружения брака сканирования в ходе выполнения работ, листы соответствующих документов, подлежат повторному сканированию (пересканированию).

· допустимый процент бракованных графических образов устанавливается на уровне – 0,1% (один бракованный графический образ на 1000 графических образов).

· результирующие графические образы всех отсканированных страниц должны быть обрезаны по краю листа, при этом не допускается потеря информации на изображении. Допустимый уровень полей вокруг листа на графическом изображении – до 1 см.

· результирующие графические образы должны быть выровнены по краю листа. Допустимый уровень наклона листа на графическом изображении – до 2-х градусов.

· Контроль качества графических образов осуществляется по их изображению на экране монитора с разрешением 1024х768 точек и/или по распечатке выбранных Заказчиком графических образов на принтере с разрешением 300 DPI. При визуальном контроле графический образ на мониторе и/или его распечатка на принтере должны иметь не более 5% точек («мусора») от общего фона, наличие информации, и ее читаемость должна быть полной. Допускается нечитаемость на графическом образе серых (карандашных) символов или строк. В случаях, когда графический образ на мониторе и/или его распечатка на принтере не удовлетворяют данным требованиям, то такой графический образ признается бракованным.

Смотрите так же:  Кому переходит наследство по завещанию

6.2. Требования к качеству индексирования

Допустимый процент брака на заполнение индексных полей устанавливается на уровне – 0,1% (один ошибочно введенный символ на 1000 символов).

При превышении значений процента брака, указанных в пунктах 6.1. и 6.2, весь массив не принимается и отправляется на повторную обработку.

7.1. Плановый срок итогового выполнения работ декабрь 2014 года.

7.2. Работы сдаются (оформляются и оплачиваются) поквартально по акту выполненных работ.

Что выгоднее — заключить договор на сканирование документов или выполнять работу самостоятельно?

Выполняя эту работу, сотрудникам канцелярий приходится сканировать сотни наименований деловых бумаг, тысячи листов. Как быстро и качественно и экономично справиться с проблемами перевода архива в цифровой формат? Существует два возможных решения задачи: поручить оцифровку подлинников работникам предприятия или заключить договор на оказание услуг по сканированию документов с профессионалами. Что предпочесть?

Плюсы и минусы заключения договора на сканирование документов

Основные сложности, с которыми сталкиваются компании, при проведении работ по оцифровке:

  • большое количество форматов документации — от А5 до А0 — и типов бумаги — калька, миллиметровая, картон, писчая, линованная, гербовая;
  • множество видов деловых бумаг: письма, договора, отчеты, чертежи, диаграммы, инструкции, лицензии, сертификаты, фотографии и прочее;
  • разное состояние подлинников — встречаются ветхие, поврежденные, склеенные, сшитые, выцветшие экземпляры;
  • большой объем архивов.

Для выполнения оцифровки деловых бумаг, компании необходимо:

  • приобрести сложную и дорогостоящую профессиональную технику;
  • обеспечить наличие в штате достаточного количества квалифицированного персонала, способного управлять сканерами и прикладным ПО, знающего правила работы с документацией;
  • выделить в рабочем графике время на выполнение задач по переводу архива в цифровой формат.

Перевод архива в цифровой формат силами сотрудников компании обойдется дорого, будет проводиться медленно и потребует значительных затрат средств. Оптимальный вариант — заключение договора на оказание услуг по сканированию документов со специализированной компанией.

Преимущества такого решения:

  • наличие у подрядчиков необходимых технических средств и квалифицированного персонала;
  • опыт работы с разными типами документации;
  • высокая скорость выполнения работ;
  • безупречное качество оцифровки;
  • системный подход;
  • возможность заказа дополнительных услуг (распознавание текста, обработка изображений, систематизация архива);
  • выгодные условия сотрудничества.

С кем заключить договор на сканирование документов

Компания «Архивный Эксперт» выполняет работы по оцифровке архивов с 2003 года.

10 преимуществ сотрудничества с нами:

  • безупречное качество сканированной документации;
  • использование профессиональной техники, современных технологий;
  • специалисты компании имеют 30-летний опыт работы с документами;
  • безопасность, надежность, конфиденциальность;
  • гарантии сохранности деловых бумаг;
  • оперативность, выполнение больших объемов работ в короткие сроки;
  • широкий ассортимент дополнительных услуг;
  • привлекательные цены;
  • индивидуальный подход к клиентам;
  • бесплатный выезд специалиста для оценки объемов работ и стоимости услуг;

Заключение договора на сканирование документов с компанией «Архивный Эксперт» поможет сэкономить время, силы и средства, обеспечить высокое качество работ.

Сканирование документов по договору

Бумажный документ — это всего лишь вещь, материальный носитель, его ценность несоизмерима с ценностью, содержащейся в нем информации, и это очень ненадежный «хранитель». Затопление, пожар, кража, умышленная порча — неполный перечень причин, по которым можно потерять важные сведения, договор на сканирование документов исключает опасность их утраты.

Информация — самая большая ценность в мире

Согласно закону об архивном деле организации должны обеспечивать хранение документов в течение установленного срока (от 5 до 75 лет), и несут ответственность за их утрату. Но это только одна сторона медали. Любой руководитель понимает важность их сохранения, в первую очередь — для обеспечения своих деловых и коммерческих интересов.

Достаточно назвать всего три основания:

  1. Хранение бумажных архивов требует затрат. Это аренда за площадь, стеллажи, содержание архивариуса.
  2. Поиск нужной папки или приказа занимает много времени, тогда как в упорядоченном электронном архиве — это минутное дело.
  3. Сканированные документы нельзя фальсифицировать, потерять, украсть — резервные копии всегда помогут восстановить истину.
  4. Электронный архив умещается на небольшой flash-карте в ящике стола.

Почему сканирование лучше поручить профессионалам

Выделить для копирования квалифицированного специалиста трудно, результат работы неопытного сотрудника может оказаться плачевным. Обрезанные подписи, пропущенные листы, не читаемый шрифт — такие погрешности сводят ценность документа к нулю. Оцифровать объем документов на маломощном офисном сканере — сложная задача, лучше обратится в компанию, профессионально занимающейся сканированием документов и располагают профессиональным оборудованием. Оно обеспечивает высокую скорость и безупречное качество копий.

Обращайтесь к профессионалам

Подписывая договор на сканирование документов, мы берем на себя ответственность за конфиденциальность, сохранность архива, полное соответствие электронной копии оригиналу. Это недорогая услуга, и она многократно окупается — особенно, когда возникает необходимость подтвердить свои действия в спорной ситуации с контрагентом, надзорными органами, в суде. Просто позвоните нам по телефону 8 (495) 226-16-67, и будьте спокойны за судьбу своих документов!

Оказание услуг по оцифровке архивных документов, находящихся на хранении в архивном отделе

Контракт №3663200389618000009 на ЕИС

Закупка №0162300011618000001 на ЕИС

Сумма контракта:

Разница между суммой контракта и НМЦ:

Протокол подведения итогов

Карточка будет добавлена в Избранное

В случае публикации текущей закупки, она заменит отслеживаемую будущую, Вы получите уведомление

Понравилась закупка? Оцените свои возможности, примите решение об участии, подготовьте необходимые документы

Вы подали заявку на участие в аукционе?

Допущены к торгам?

Организатор торгов отклонил Вашу заявку и Вы не согласны с данным решением?

Аукцион! Выигрывает тот, кто предлагает наиболее выгодные условия и цену.

Ожидайте результатов аукциона, отслеживайте соблюдение сроков:

Вы победитель? Поздравляем! Предоставьте Заказчику обеспечение исполнения контракта и подпишите контракт

Строго соблюдайте сроки. Соотношение рабочих и выходных дней не принципиально:

Соотношение рабочих и выходных дней принципиально:

Преимущества для Субъектов Малого Предпринимательства и Социально Ориентированных Некоммерческих организаций:

  • Сумма обеспечения — до 2% от стоимости контракта.
  • Оплата закупки — не более 15 дней с момента подписания документа о приемке.

Возможно увеличение цены контракта до 15%, но не более начальной цены в случаях:

  • Если продавец — организация инвалидов
  • Если продавец — предприятие уголовно-исполнительной системы
  • Товарам/работам/услугам, произведенным на территории государств — членов Евразийского экономического союза

В данной закупке могут принималь участие только организации — субъекты малого предпринимательства и социально ориентированные некоммерческие организации

Установлен запрет на продажу товаров, происходящих из иностранных государств, работ, услуг, соответственно выполняемых, оказываемых иностранными лицами

В отношении участников закупки установлено требование о привлечении к исполнению договора субподрядчиков (соисполнителей) из числа субъектов малого и среднего предпринимательства

Участниками закупки могут быть только субъекты малого и среднего предпринимательства